Tutti documenti sono posizionati in cartelle. L'idea è simile a quello che viene fatto in un disco rigido locale. Le cartelle sono raccolte logiche di documenti e sono organizzate in una struttura gerarchica a partire da una cartella principale. Organizzare le cartelle in modo adeguato e logico vi permetterà di navigare meglio e trovare i documenti.
Le cartelle possono essere semplicemente navigate attraverso l'albero di navigazione che si trova sulla sinistra. Vi si possono vedere e navigare le cartelle per cui avete il permesso di visualizzare.
Quando si fa clic sul nome di una cartella, i documenti contenuti in questa cartella vengono visualizzati sulla destra, e il pannello delle proprietà viene visualizzato nella parte inferiore.
Alcuni attributi della cartella, come il nome o la descrizione sono modificabili in questo pannello, altrimenti con il clic destro sulla cartella si apre un menu contestuale con un insieme di possibili operazioni.
Ricorda che la cartella è un elemento strutturale e che viene utilizzato per limitare l'accesso ai documenti a specifici profili utente.
Workspace
I workspace sono particolari cartelle di primo livello che si possono distinguere dall'icona blu. Gli utenti possono vedere solo i workspace su cui hanno il permesso di lettura, in questo modo puoi usare i workspace partizionare il documentale in una serie di macro aree.
Workspace Default
Il workspace Default non può essere modificato nè cancellato. Se non vuoi che i tuoi utenti non lo vedano, revocagli il permesso di lettura.
Creare nuova cartella
Fai clic destro sulla cartella principale e selezionare la voce di menu Nuova Cartella. Una finestra di dialogo vi chiederà il nome della nuova cartella. Sarà opzionalmente possibile ereditare le politiche di sicurezza della cartella padre.
Rinominare
Selezionare la cartella che si desidera rinominare, che nel pannello di dettaglio cambiare il nome e premere su Salva.
Eliminare
Fai clic destro sulla cartella da eliminare e selezionare la voce di menu Elimina, di confermare la domanda successiva comparsa.
Spostare
Fai clic destro sulla cartella di origine uno quindi seleziona la voce di menu Sposta, apparirà una finestra per selezionare la cartella di destinazione.