Aggiungere segnalibri è un'operazione comune che permette di accedere rapidamente ai documenti più importanti. Per aggiungere nuovi segnalibri è necessario selezionare i documenti che si desidera e quindi fare clic sulla voce Aggiungi segnalibri dal menu contestuale.

Una volta che il segnalibro è stato creato è possibile notare che appare nella sezione Segnalibri nel pannello a fisarmonica sul lato sinistro. Qui puoi vedere la lista completa dei tuoi preferiti, cliccando su un segnalibro sarai reindirizzato al documento di riferimento, oppure è possibile utilizzare un menu contestuale per modificare e cancellare i segnalibri esistenti.

Per scaricare un documento o convertirlo in formato PDF, è necessario avere il permesso di Download.

Download

Se si desidera salvare un documento nel computer locale senza apportare alcuna modifica, è possibile fare clic destro su un documento e selezionare la voce Download. Ricorda che una volta che hai il file nel tuo desktop, questo è una semplice copia del contenuto originale memorizzato in LogicalDOC  e quindi le modifiche non verranno replicate nel sistema.

È anche possibile scaricare una serie di documenti come un unico archivio zip. Basta selezionare alcuni documenti, fare clic destro su di essi e scegliere Download.

Ticket di Download

Il Ticket di Download è un link speciale generato da LogicalDOC ed è possibile distribuirlo liberamente per dare accesso a un documento specifico a persone non registrate nel sistema. Il download ticket può avere una data di scadenza, e se qualcuno fa clic su questo link, il documento verrà scaricato direttamente dal repositorio. Puoi trovare ulteriori informazioni nella pagina del manuale dedicata.

Blocco / Sblocco

Se volete proteggere il documento in modo che nessun altro utente possa apportare modifiche ad esso, è possibile utilizzare la funzione Blocca del menu contestuale. Questo significa che finché non viene sbloccato, nessun altro utente può modificare il documento. Una volta bloccato, l'icona a forma di lucchetto apparirà a fianco del nome del documento selezionato.

Se si vuole sbloccare un documento precedentemente bloccato, è sufficiente selezionarlo e utilizzare la funzione Sblocca del menu contestuale.

Solo il proprietario del blocco o gli amministratori possonosbloccare un documento.

Protezione con Password

Se si desidera proteggere il documento con una password in modo che solo gli utenti che la conoscono possano accedervi, utilizzare la voce Imposta password dal menu contestuale. Questa opzione è disponibile solo se si dispone del permesso Password.

Nella finestra di dialogo inserire la password e premere Ok. Una volta protetta, viene visualizzata un'icona di chiave.

Ora quando un utente seleziona questo file, deve fornire la password per accedervi. Solo l'amministratore può rimuovere la protezione selezionando il file e scegliendo l'opzione Togli password.

 

Per inviare un documento come allegato di posta ad alcune persone, occorre prima selezionare un documento. Poi dal menu contestuale selezionare la voce Invia per email, verrà mostrato un compositore di email in cui è possibile inserire i destinatari che riceveranno il tuo messaggio.

Questi sono i campi che è possibile compilare:

• Destinatari: elenco di indirizzi e-mail che riceveranno il documento(il destinatario non necessariamente deve essere un utente del sistema)
• Da: uno dei tuoi indirizzi mittente, come specificato nel proprio profilo
• Oggetto: Una breve descrizione del contenuto
• Modello: Opzionale, seleziona uno dei modelli disponibili
• Messaggio: Il corpo del messaggio

Premere il tasto Invia per inviare l'e-mail compilata con il documento come allegato. Se viene selezionato più di un documento, tutti verranno aggiunti nell' e-mail come allegato.

Opzionalmente è possibile selezionare Invia come Ticket di download. Se si sceglie questo modo, invece di inviare il documento come allegato, viene creato un nuovo ticket e un collegamento Internet viene aggiunto al corpo del messaggio. Il ticket di download ha un tempo di scadenza configurato dall'amministratore e se il destinatario fa clic sul link fornito, scaricherà il documento direttamente dal  documentale. L'opzione ticket di download non sarà disponibile se è stato selezionato più di un documento.

Nel Soggetto e nel Corpo puoi usare l'Automazione per comporre dinamicamente il contenuto.

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Gestione dei contatti

In LogicalDOC è possibile gestire la propria rubrica contatti entrando nel menu Account > Contatti.

Qui è possibile importare ed esportare i contatti in formato CSV o creare/modificare/eliminare i contatti direttamente tramite l'interfaccia web. Questi contatti saranno disponibili durante la composizione e-mail.