LogicalDOC offre funzionalità di firma PDF. Nel caso in cui si desideri firmare un documento che non sia PDF, verrà firmata la conversione PDF.

Vista ad alto livello

Da un punto di vista funzionale di alto livello, ecco cosa gli utenti devono essere in grado di utilizzare la firma digitale:

1. L'utente A genera un certificato o ne carica uno esistente.
2. L'utente A firma un documento.
3. L'utente B installa il certificato radice in un visualizzatore di PDF.
4. L'utente B apre un documento, vede l'anteprima del documento con una firma visibile e può verificare l'autenticità del certificato principale.

Assegnare un certificato

Per poter firmare i documenti, gli utenti devono avere un certificato, quindi seleziona il menu Account > Certificato

Qui puoi scegliere Genera un certificato e il sistema creerà un certificato firmato automaticamente e lo memorizzerà nel profilo del tuo utente. Se possiedi già un certificato e desideri utilizzarlo per firmare documenti, seleziona Carica il tuo certificato.

In questo caso ti verrà chiesto di caricare sia il certificato(formato x509) che la corrispondente chiave privata(formato PKCS8).

Dopo aver generato o caricato il certificato, l'utente è pronto per firmare i documenti.

Firmare un documento

Per essere in grado di firmare è necessario il permesso di Firma. Se lo si desidera, aprire la scheda Firma del pannello delle proprietà del documento.

1. Digitare un commento nella casella Motivo.
2. Digitare la password nel campo Password.
3. Fai clic sul pulsante Firma ora.

La tua firma viene visualizzata nella scheda Firma. È composta dal tuo certificato, dal certificato dell'organizzazione e dalla data di scadenza del certificato.

Vedrai anche una nuova icona rossa che indica che il documento è stato firmato.

Ora puoi cliccare sull'icona rossa per aprire la versione firmata del documento.

Verifica della firma del file PDF

Per verificare la firma del PDF, è necessario:

1. Installare il certificato radice pubblico disponibile nella sezione Certificato Radice della scheda Firma: Fare clic sul link Scarica il certificato principale per il tuo visualizzatore PDF per scaricare il certificato.
2. Seguire i passaggi di installazione certificati del sistema operativo.
3. Scaricare il file PDF firmato facendo clic sull'icona rossa che appare nel record del documento

Posizionamento visuale

Se nel modulo firma si sceglie anche l'opzione Posizionamento visuale, verrà richiesto di posizionare e dimensionare l'area della firma all'interno del documento.

Gli alias sono dei puntatori ad altri documenti reali che si possono utilizzare per distribuire lo stesso contenuto in diverse cartelle con diverse politiche di sicurezza, si possono avere più alias che puntano allo stesso documento reale.

Creare un Alias

Dall'elenco dei documenti selezionare il documento per cui si desidera creare un alias e quindi selezionare la voce Copia del menu contestuale. Questo metterà la selezione corrente negli appunti. Ora, nella struttura di cartelle, fate clic destro sulla cartella di destinazione un selezionare il menu Incolla come alias.

L'alias appare come documento normale, ed è possibile eseguire su di esso tutte le operazioni consentite nella cartella.

Cancellare un Alias

Basta fare clic destro sull'alias e scegliere Elimina. Questo cancella solo l'alias, non il documento vero e proprio.

LogicalDOC ti permette di aggiungere eventi di calendario, il calendario è un utile strumento per coordinare le attività in un gruppo di colleghi.

Ogni evento di calendario può essere associato a uno o più documenti, pertanto seleziona alcuni documenti e clicca sul pulsante Nuovo evento di calendario della toolbar.

Questo aprirà la finestra di dettaglio dell'evento:

Titolo: nome dell'evento, come appare nel calendario

Descrizione: una descrizione dell'evento

Inizio: quando avverrà l'evento

Data di scandenza: se l'evento ha una durata, questo campo mostra il momento di conclusione

Frequenza: per quegli eventi che sono ricorrenti, puoi impostare qui la ripetizione

Stato: campo opzionale che puoi usare per attribuire uno stato al documento

Partecipanti: gli utenti che parteciperanno all'evento

Documenti: gli eventiali documenti associati all'evento

Promemoria

È possibile impostare una serie di promemoria in modo che tutte le persone coinvolte vengano avvisate al momento giusto.

Alle volte vorresti collegare documenti tra di loro perchè logicalmente correlati. Dall'elenco dei documenti selezionare i documenti che si desidera collegare e quindi selezionare la voce Copia del menu contestuale. Questo metterà la selezione corrente negli appunti. 

Quindi fare clic destro sul documento di destinazione e selezionare la voce Incolla come Collegamento del menu contestuale. Ora puoi vedere il nuovo collegamento apparire nella sezione Collegamenti.

L'attributo Tipo può essere utilizzato per qualificare meglio il collegamento e si può cambiare in linea con un doppio clic sulla cella. Come al solito un menu contestuale è disponibile su ciascun elemento per fare operazioni di base.