Aggiungere nuovi documenti

In LogicalDOC un utente può caricare i documenti in diversi modi, qui di seguito descriviamo le diverse opzioni. E' importante sapere che l'utente deve selezionare una cartella con permesso di scrittura per essere in grado di creare nuovi documenti al suo interno.

Upload standard

Clicca sul'icona Aggiungi documenti della tool bar.

Poi verrà mostrata una finestra di caricamento e qui occore selezionare uno o più file dal vostro PC che si desidera inserire nella cartella corrente. A seconda della configurazione del vostro LogicalDOC i tuoi file possono essere controllati tramite l'antivirus oppure potrebbero non essere autorizzate alcune estensioni o file di grandi dimensioni.

Utilizzare l'opzione 'Indicizza subito'  se si desidera che LogicalDOC indicizzi immediatamente i nuovi documenti(normalmente i documenti sono indicizzati in background).

Se si desidera caricare una struttura di cartelle, è possibile caricare un file .zip e selezionare l'opzione 'Importa documenti da ZIP', ma in questo caso l'importazione verrà eseguita in un processo separato e sarai notificato della conclusione del processo di importazione con un messaggio di sistema. Una volta che il caricamento è completato, clicca su Invia e una seconda finestra di dialogo ti permetterà di inserire i metadi che verranno applicato ai nuovi documenti.

Massima dimensione di upload

Di default non puoi caricare file più grandi di 100MB. Questa impostazione può essre cambiata in Amministrazione->Impostazioni->Impostazioni interfaccia->Max. dim. upload

Drop Spot

LogicalDOC supporta una funzionalità denominata Drop Spot che permette di trascinare e rilasciare file e cartelle direttamente dal tuo desktop nel documentale. Per attivare il Drop Spot, è sufficiente fare clic sull'icona nella tool bar dei documenti.

LogicalDOC Data Source

Ora puoi trascinare e rilasciare i file e le cartelle nel riquadro e quindi fare clic su Inoltra per avviare tutti i trasferimenti. Una volta che hai finito, basta chiudere il popup del Drop Spot.

Notificare gli Utenti

A volte si desidera che un gruppo di utenti riceva una notifica del nuovo caricamento, per farlo è sufficiente accedere alla scheda Notifica utenti della finestra di dialogo di caricamento e scegliere quali utenti devono essere avvisati.

Puoi facoltativamente fornire il tuo messaggio che completerà i dettagli inviati agli utenti.

Pubblicazione

Puoi definire lo stato di pubblicazione di ogni specifico documento accedendo alla sezione Pubblicazione. Per poter gestire i criteri di pubblicazione devi appartenere al gruppo admin o publisher.

All'interno della sezione Pubblicazione, si trovano le seguenti impostazioni:

  • Pubblicato: Utilizzare questo selettore se si desidera annullare la pubblicazione del documento indipendentemente da quanto specificato nelle date di pubblicazione
  • Inizio pubblicazione: Questo campo è obbligatorio e specifica la data a partire dalla quale il documento è disponibile
  • Fine pubblicazione: Questa è una data facoltativa, dopo che il documento sarà non più disponibile

Un documento è disponibile per gli utenti normali solo se è pubblicato e se la data corrente corrisponde al periodo di pubblicazione.

Gli utenti nei gruppi admin e publisher saranno sempre in grado di vedere i documenti non publicati e potranno modificare i criteri di pubblicazione.

Avvisi sugli eventi del documento

Gli avvisi sono messaggi di posta elettronica inviati automaticamente agli utenti quando si verifica un evento in un documento. Gli utenti possono in questo modo seguire l'attività di un documento, il che significa che essi riceveranno un avviso quando si verifica un evento nel documento stesso.

Iscrizione agli avvisi

È possibile iscriversi a uno o più documenti selezionandoli e cliccando sull'icona Iscriviti alle notifiche.

Nella finestra seguente puoi scegliere di essere notificato ad ogni evento o su una selezione di essi.

Qui è possibile selezionare gli eventi a cui sei interessato poi conferma la sottoscrizione.

Gestire le tue sottoscrizioni

Per gestire le sottoscrizioni clicca sul menu Account > Sottoscrizioni

Qui puoi vedere la lista degli elementi che stai seguendo, per eliminare una specifica sottoscrizione fai clic destro su di essa e seleziona Elimina.

Sottoscrivere altri utenti

Se possiedi il permesso Sottoscrizione nella cartella corrente, puoi entrale nella sezione Sottoscrizioni nel pannello dei dettagli del documento e sottoscrivere altri utenti e gruppi.

Utilizza il controllo Aggiungi Gruppo o Aggiungi Utente per aggiungere gli utenti desiderati, quando si aggiunge una nuova sottoscrizione sarà configurata per ricevere gli avvisi di un insieme predefinito di eventi, ma è possibile modificare ques'impostazione facendo clic destro sull'elemento desiderato e scegliendo il menu Modifica.

Aggiornamenti RSS

Potete anche seguire un documento mediante RSS, basta cliccare sull'icona del feed Fonte RSS.

Per motivi di sicurezza vi verrà chiesto di fornire le credenziali.

Annotazioni nel documento

È possibile aggiungere note sui documenti, tramite la scheda Note. Le note permettono agli utenti di discutere sul documento e la sua evoluzione.

Tutti gli utenti con permessi di lettura possono vedere le note del documento.

È possibile aggiungere una nuova nota facendo clic sul pulsante Aggiungi Nota. Metti il tuo commento nell'editor e conferma con Salva.

Editare o cancellare una nota

È possibile modificare o eliminare una nota che hai aggiunto prima semplicemente cliccando col tasto destro su di esso e scegliere Modifica o Elimina.

Annotazioni nei Contenuti

Le annotazioni sono post-it o commenti inseriti nel contenuto dei documenti. Puoi annotare i documenti non appena puoi accedervi, cioè quando hai almeno il permesso di "Lettura".

Per aprire l'editor, fai clic su Annotazioni, qui puoi sfogliare le pagine e aggiungere diverse annotazioni.

Nella barra degli strumenti trovi i pulsanti per aggiungere annotazioni di diverse forme: quadrati, cerchi, frecce e altro.

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Fare clic con il tasto destro su un'annotazione per aprire l'editor che consente di modificare il testo e l'aspetto.

Ricorda di fare clic sul pulsante Salva per rendere persistenti tutte le tue annotazioni.

Attenzione

A causa di diversi aspetti tecnologici tra cui i limiti dell'HTML e la precisione con cui i numeri vengono salvati nel database, una volta salvate le annotazioni, potrebbero essere visualizzate in modo impreciso.

Ricorda di fare clic sul pulsante Salva per rendere persistenti tutte le tue annotazioni.

Scansionare un Documento

È possibile caricare nel sistema una scansione fatta da uno scanner collegato al computer cliccando sull'icona Scansiona un documento.

Webstart

La funzione di scansione è implementata come Applicazione Java e se il PC esegue Windows, è necessario installare il launcher LogicalDOC Webstart

Ora, a seconda della configurazione del sistema, potrebbe essere necessario scaricare un file .jar ed eseguirlo(sarebbe sufficiente fare doppio clic su di esso nel caso in cui Java sia stato associato a tale estensione) oppure questo processo potrebbe essere automatizzato dal LogicalDOC Webstart.

Alla fine l'app viene lanciata e puoi vedere la sua finestra.

Le operazioni da eseguire sono le seguenti:

  • clicca il pulsante di inizio nuova scansione(icona della pagina bianca)
  • seleziona, attraverso il menu a tendina, una delle opzioni di scansione:
    • cancella le scansioni precedenti, e considera solo le nuove
    • appendi the la nuova scansione scan a quelle eseguite in precedenza (raccomandato se l'utente desidera create un unico documento composto da varie scansioni)
  • clicca su OK
  • il sistema mostra la lista degli scanner collegati al tuo computer, selezionane uno
  • ora il software tuo scanner viene lanciato e la scansione appare nella finestra di LogicalDOC
  • il sistema visualizza le immagini scansionate; le puoi ruotare e, se hai fatto più scansioni per un singolo documento, puoi navigare tra le immagini per mezzo dei pulsanti appositi
  • se la scansione è corretta, clicca il pulsante di upload (icona con la freccia verde) per caricare il documento nel sistema
  • definischi il nome del documento e il formato(PDF, JPG o TIFF).

Il documento è inserito nella cartella corrente e lo si può vedere nella griglia dei documenti.

Assicurati di avere Java installato

La funzione di scansione è implementata come Applicazione Java. È importante assicurarsi che il client sia configurato correttamente per l'esecuzione di applicazioni Java.