Cada vez que se cambia un documento, se guarda la versión actual y se genera una nueva que se convierte en la versión actual. Puede inspeccionar todas las versiones anteriores en la pestaña Versions.

Versión y Versión de fichero

En realidad, se mantienen dos versiones: la Versión cambia cada vez que se realiza un cambio en el documento, ya sea en el contenido o en los metadatos, mientras que la Versión de fichero solo cambia tras el registro de una nueva revisión del archivo.

Si se modifica algún dato en los metadatos, la Versión cambia, pero la Versión de fichero permanece igual.

Si se registra una nueva revisión del documento, la Versión aumenta y la Versión de fichero se establece igual a la versión.

Versiones mayor y menor

Tanto la Versión como la Versión de fichero se componen de dos números separados por un punto. El número de la izquierda se denomina mayor y el de la derecha, menor: mayor.menor.

Ejemplos de versiones: 1.0, 1.1, 1.2, 1.345, 2.0, 2.2...

Al modificar los metadatos, la menor se incrementa en uno; por ejemplo, si la Versión actual es 1.10, se convierte en 1.11.

Al registrar una nueva revisión mayor, la menor se establece en 0 y la mayor se incrementa en uno; por ejemplo, si la Versión actual es 1.10, se convierte en 2.0 y la Versión de fichero también se convierte en 2.0.

Al registrar una nueva revisión menor, la menor se incrementa en uno; por ejemplo, si la Versión actual es 1.10, se convierte en 1.11 y la Versión de fichero también se convierte en 1.11.

Número máximo de versiones

De forma predeterminada, no hay límite en el número de versiones, pero en Administración > Ajustes > Preferncias del GUI, puede configurar el ajuste Número máximo de versiones, que define el número máximo de versiones que se mantendrán para cada documento en todo el repositorio.

También puede sobrescribir esta configuración general a nivel de espacio de trabajo.

Si establece un número máximo de versiones, solo se mantendrá el número dado de versiones más recientes, mientras que se eliminarán las más antiguas.

Promoción de la Versión

En algún momento desea restaurar una versión anterior y convertirla en la versión actual. Para hacerlo, haga clic derecho en la versión que desea promocionar y elija Promover.

Revisión

Aunque LogicalDOC gestiona automáticamente la Versión y la Versión de fichero, puedes implementar tu propio control de versiones mediante la propiedad Revisión.

De forma predeterminada, la Revisión se mantiene igual que la Versión, pero puedes editarla manualmente o incluso crear un esquema de revisión automático.

Típicamente, la función de archivación se utiliza esas veces que desea mantener contenidos viejos o obsoletos en su sistema, pero no quiere que sean accesibles durante las operaciones normales.

En LogicalDOC cuando un documento se archiva continúa existiendo en el sistema, sino que se almacena en un área diferente no más disponible durante la navegación en carpetas o búsquedas, esto optimiza las performances.

Si tiene el permiso de Archivar en la carpeta actual, es suficiente hacer clic derecho sobre una selección de documentos y elija Archivar.

Se le pedirá que introduzca un comentario y luego confirmar. Despues se ven los documentos desaparecer, esto demuestra que fueron correctamente archivados.

Los sellos sólo son disponibles en la pantalla Documentos para cualquier documento que es un PDF o se puede convertir a PDF. Por ello es necesario contar con la integración del software de tercera parte como se describe en la guía de instalación.

Si usted tiene el permiso de escritura, seleccione un documento y haga clic en el icono del Sello de la barra de herramientas.

Una ventanilla de diálogo le permite elegir uno de los sellos que tiene asignados.

Por favor seleccione uno y haga clic en Aplicar, ahora el sello se imprime en el documento y un nuevo icono aparece a la izquierda.

Puede hacer clic en este icono para descargar la conversión PDF con el sello recientemente aplicado.

Posicionamiento visual

Si en el selector de sellos también elige la opción de Posicionamiento visual, se le pedirá que coloque y dimensione el área del sello dentro del documento.

LogicalDOC permite la extracción de campos de tus escaneos utilizando códigos de barras o zonas de OCR. El requisito previo es que el documento debe asignarse a una plantilla que defina una lista de atributos extendidos.

Extraer los campos con el OCR zonalR

En la pestaña Captura, abra la lista desplegable Plantilla OCR y seleccione una de las plantillas OCR disponibles para la plantilla del documento y guárdar.

Ahora haga clic en el botón Procesar para comenzar el procesamiento, al final solo abra la pestaña Propiedades Ext. para ver cómo se extrajeron los campos.

Extraer los campos con los códigos de barras

En la pestaña Captura, abra la lista desplegable Plantilla de códigos de barra y seleccione una de las plantillas de código de barra disponibles para la plantilla del documento y guárdar.

Ahora haga clic en el botón Procesar para comenzar el procesamiento, al final solo abra la pestaña Propiedades Ext. para ver cómo se extrajeron los campos.