Il sistema ti fornisce l'applicazione Archive Viewer. Essa consente di verificare qualsiasi archivio finalizzato dal sistema. Questa applicazione dispone di tre funzionalità:

• Verifica: validazione dell'archivio
• Elenco: dei documenti presenti nell'archivio
• Cerca: fra i documenti presenti nell'archivio

Dopo aver lanciato l'applicazione, devi cliccare su File > Apri e ricercare la cartella dell'archivio; tale cartella può essere in un'area di disco o all'interno di un CD/DVD.

Se è stata fornita una cartella corretta, puoi verificare l'archivio cliccando su Verifica: viene visualizzata una schermata riassuntiva che presenta a sinistra un elenco di messaggi che definiscono i passi che sono stati compiuti nel corso della verifica. Se tali messaggi sono tutti in verde vuol dire che l'archivio è corretto; se anche solo uno di essi è in rosso, allora l'archivio non è valido. Nella stessa schermata sulla destra è riportato il report della procedura di verifica e in cui vengono correttamente e precisamente indicati gli eventuali problemi.

Un'altra funzionalità è quella di visualizzazione dell'elenco dei documenti presenti in un archivio cliccando su Elenco. Nella parte in alto della schermata ci sono i dati dell'archivio, mentre sotto è presente la tabella dei documenti analoga a quella di dettaglio di un archivio visualizzabile nel sistema. Di default, il numero massimo di documenti visualizzati è 1000, ma tale valore può essere modificato nella pagina di ricerca. Se il numero di documenti presenti nell'archivio è maggiore del valore settato nella pagina di ricerca, viene visualizzato un messaggio di notifica. Per ogni file, cliccando su qualsiasi campo della tabella, si apre una piccola popup che mostra i dettagli del documento selezionato. Invece, cliccando su Apri File, è possibile visualizzare il contenuto del documento.

Un'altra funzionalità è la ricerca tra i documenti di un archivio cliccando su Cerca. Devi semplicemente aggiungere e rimuovere una condizione di ricerca applicabile a tutti i possibili metadati di un documento simile a quanto avviene nella ricerca parametrica all'interno del sistema. In particolare, è possibile modificare il numero massimo di documenti da visualizzare nella pagina di elenco.

Questo pannello mostra l'elenco di tutti gli archivi precedentemente creati e aventi le seguenti informazioni:

• Data di Creazione
• Nome
• Tipo
• Dimensione
• Stato
• Utente che ha creato l'archivio
• Utente che ha chiuso l'archivio
• Percorso sul server in cui è stato creato l'archivio

Inizialmente, gli archivi sono aperti.

Per aggiungere un nuovo archivio, devi cliccare su Aggiungi Archivio, poi devi specificare un nome e una descrizione.

Quando decidi che l'archivio deve essere inserito in un supporto ottico, puoi finalizzare l'archivio. Prima di tutto, devi chiudere l'archivio selezionandolo con il tasto destro e poi scegliere Chiudi. Ora l'archivio è pronto per essere esportato. Al termine dell'attività pianificata Creazione Archivi l'archivio passa nello stato finale di Finalizzato ed è pronto per essere copiato in un qualsiasi supporto ottico.

Puoi eliminare un archivio selezionandolo con il tasto destro e poi scegliendo Elimina nel menù contestuale.

Selezionando un archivio puoi vedere tutti i documenti inseriti nell'archivio stesso.

Archivi Incrementali

Puoi creare archivi di documenti in maniera asincrona attraverso l'attività pianificata Archivi Incrementali. In questa scheda puoi impostare le caratteristiche e i dettagli di un archivio incrementale.

Per aggiungere un nuovo archivio, devi cliccare su Configurazione arch. incrementale. Ogni archivio deve avere un prefisso e devi impostare la frequenza (in giorni) con la quale il sistema deve creare gli archivi. Puoi selezionare in quale cartella, all'interno dell'archivio di documenti, dovranno essere ricercati i documenti e puoi definire a quali classi documentali essi devono essere associati.

Nel pannello [Archivi di Importazione] puoi configurare l'importazione da archivi.

Archivi di Importazione

Nella scheda [Archivi di Importazione] puoi vedere tutti gli archivi già importati o che sono in attesa di essere importati nel sistema. Per ogni archivio, vengono visualizzate le seguenti informazioni:

• Data di Creazione
• Nome
• Descrizione
• Numero di documenti
• Stato
• L'utente che ha creato l'archivio, che può essere diverso dall'utente che ha importato l'archivio.

Inizialmente gli archivi sono nello stato Aperto e sono pronti per essere importati dall'attività pianificata Importazione Archivi: per ogni archivio, l'attività verifica se è valido, imposta il suo stato a Chiuso e avvia l'importazione dei documenti. Al termine, se non si sono verificati errori, l'archivio passo nello stato finale di Finalizzato. Se, invece, vuoi eliminare un archivio, selezionalo con il tasto destro del mouse e scegli [Elimina].

Selezionando un archivio, puoi vedere i suoi dettagli e le sue impostazioni che puoi modificare:

• Descrizione
• Importare le classi documentali: se importare o meno tutte le classi documentali che non sono attualmente presenti nel sistema e a cui sono associati uno o più documenti da importare. Se scegli di non importare le classi documentali, i documenti avranno come classe documentale quella di default.
• Importa Protocolli: la politica di importazione relativamente ai protocolli dei documenti:
  
  • Ignora: i protocolli dei documenti non vengono importati, quindi il sistema genererà un nuovo protocollo per ogni documento in base alla classe documentale associata.
  • Importa come nuova versione: nel caso in cui un documento da importare abbia un protocollo identico a quello di un documento già presente nel sistema, viene generata una nuova versione di quest'ultimo documento con i dati del documento da importare.
  • Importa come nuova versione minore: nel caso in cui un documento da importare abbia un protocollo identico a quello di un documento già presente nel sistema, viene generata una nuova versione minore di quest'ultimo documento con i dati del documento da importare.
  • Importa come nuovo documento: nel caso in cui un documento da importare abbia un protocollo identico a quello di un documento già presente nel sistema, viene generato un nuovo documento con un nuovo protocollo.

Bundle in arrivo

Nella scheda [Incoming Bundles] vengono mostrati tutti i bundle che vuoi importare. Devi inserire queste cartelle in <repository>/data/impex/in, il sistema riconosce le nuove cartelle e le mostra nella lista. In seguito, seleziona un bundle con il tasto destro del mouse e scegli [Importa questo Bundle]: il sistema crea un nuovo archivio di importazione, che puoi vedere nella lista della prima scheda [Archivi di Importazione]. Se, invece, vuoi eliminare un bundle, selezionalo con il tasto destro del mouse e scegli [Elimina].

Nota: Se durante l'attività pianificata Importazione Archivi si verificano degli errori, l'archivio non passa nello stato di finalizzato, ma in uno stato di errore; infatti, in corrispondenza dell'archivio stesso compare lun'icona di errore. Nel file di log dell'attività pianificata puoi conoscere quali sono stati gli errori riscontrati.

Nota: Per ogni archivio presente nella scheda [Archivi di Importazione] puoi modificare i parametri di configurazione, ma quando l'attività schedulata inizierà a importarne i documenti, i parametri non potranno più essere modificati.

Nota: I documenti importati non vengono immediatamente indicizzati. Quindi devi attendere che l'attività schedulata Indicizzazione documenti.

Il sistema può archiviare e-mail e relativi allegati scaricandoli da account di posta elettronica remoti. È possibile configurare un numero di account e-mail in modo che vengano ispezionati regolarmente dal sistema alla ricerca di nuovi messaggi da importare come documenti.

In questo pannello puoi vedere gli account attualmente esistenti.

Per aggiungere un nuovo account, devi fare clic sul pulsante Aggiungi account. Queste sono le Proprietà standard:

• Account email
• Server
• Username (opzionale)
• Password (opzionale)
• Cartella destinazione: la cartella all'interno dell'archivio documenti in cui salvare i documenti
• Lingua: lingua associata ai documenti che verranno importati
• Protocollo: POP3 o IMAP. Nel caso del server IMAP è possibile specificare la cartella da cui verranno recuperate le e-mail

È possibile specificare altre impostazioni(scheda Proprietà estese) Per controllare altri aspetti dell'importazione, in particolare:

• Cartella posta: in caso di importazione con protocollo IMAP è possibile specificare la cartella di origine dell'importazione
• Formato: puoi importare l'email divisa in più file o importare come un singolo file .eml
• Includi: contiene un elenco di estensioni separato da virgole, che definisce gli unici tipi di allegati che è possibile scaricare
• Escludi: estensioni non consentite (elenco separato da virgole)

Nella scheda Filtri è possibile impostare uno o più filtri e-mail. Quindi puoi specificare una cartella all'interno dell'archivio documenti in cui verranno archiviate tutte le email che corrispondono al filtro.

Nota: solo le cassette postali attive saranno ispezionate a intervalli regolari dall'attività pianificata Acquisizione e-mail.

Nella scheda Automazione è possibile scrivere la procedura di automazione che verrà invocata ad ogni importazione passando la variabile email.