Import Export - LogicalDOC Documentation

Cartelle di Importazione

Questa funzione consente di alimentare LogicalDOC con file memorizzati in una serie di sorgenti locali e/o remote. Uno scenario tipico è quando si desidera introdurre LogicalDOC in ufficio e i file aziendali sono già archiviati in cartelle condivise sulla rete. Una volta configurata, la cartella di importazione può mantenere sincronizzate le modifiche che si verificano nell'origine esterna con il repositorio dei documenti.

L'elenco delle Cartelle di Importazione è selezionabile e dal menu di scelta rapida è possibile eseguire le azioni seguenti:

Abilitare / Disabilitare / Eliminare una cartella specifica
Verificare la connessione per verificare la disponibilità del percorso esterno
Svuotare la cache per reimportare tutti i documenti all'interno della cartella selezionata

Fare clic su Aggiungi nuova Cartella di Importazione per creare una nuova cartella e configurarla di conseguenza nel pannello Proprietà.

Potresti avere cartelle di importazione di diversi tipi e in base al tipo devi fornire diversi parametri di configurazione. Quando la cartella di importazione viene elaborata, replica lo stesso albero che inizia dal Percorso della posizione di origine verso cartella di Destinazione di LogicalDOC specificata nella configurazione. Il parametro Batch indica il numero massimo di elementi controllati ad ogni corsa.

Il contenuto della scheda Proprietà estese è comune a tutti i tipi.

Profondità: livello massimo di profondità nella navigazione dell'albero delle cartelle
Classe documentale: la classe di tutti i documenti importati
Etichette: etichette applicate a tutti i documenti importati
In aggiornamento: scegliere se si desidera importare le modifiche nei file originali come nuove versioni degli stessi documenti o come nuovi documenti
Cancella file dopo l'importazione: ogni file importato correttamente viene eliminato dalla posizione originale. Si consiglia vivamente di non selezionare questa opzione

Cronologia

Se abiliti la cronologia, tutti gli eventi che si verificano durante il processo d'importazione vengono registrati e resi disponibili nella scheda Cronologia.

Pianificazione

Quello che fai nella sezione Cartelle di Importazione dell'Amministrazione è la configurazione dei luoghi in cui i dati esterni devono essere sincronizzati con LogicalDOC. L'elaborazione delle cartelle di importazione abilitate avviene in differita grazie all'attività denominata Cartelle di Importazione che è possibile gestire in Amministrazione> Sistema > Operazioni pianificate

Metadati

Se si inserisce un file speciale denominato index.xml nella radice dell'origine esterna, LogicalDOC lo elaborerà per caricare i metadati(sia standard che personalizzati) durante l'importazione dei file. La struttura di index.xml è documentata nello schema xml impex.xsd. All'interno di index.xml fai riferimento ai file che devono essere importati e puoi anche definire tutti i loro metadati.

Se non puoi produrre tale file index.xml, è possibile in alternativa inserire le stesse informazioni in un file index.csv tradizionale, in cui ogni riga rappresenta un documento da importare e ogni colonna metadati specifici.

È possibile scaricare per completare l'esempio di Cartella di Importazione con file di indice.

Dizionario disponibile per l'Automazione in questo contesto


CONTESTO DI AUTOMAZIONE: CARTELLE IMPORTAZIONE
Variabile	Classe Java	Descrizione
importFolder	ImportFolder	la cartella di importazione in fase di elaborazione
document	Document	il documento che verrà archiviato (automazione prima) o che è stato archiviato (automazione dopo)
path	String	il percorso originale del documento che verrà memorizzato (automazione prima) o che è stato memorizzato (automazione dopo)
event	DocumentHistory	l'evento di importazione del documento che verrà memorizzato (automazione prima) o che è stato memorizzato (automazione dopo)
imports	DocumentHistory	elenco degli eventi d'importazione verificatisi durante l'elaborazione della cartella di importazione corrente
errors	ImportFolderHistory	elenco degli eventi di errore verificatisi durante l'elaborazione della cartella di importazione corrente

Leggi il manuale dell'Automazione per maggiori informazioni.

Syndication

Syndication è il processo di alimentazione di un sistema remoto con i contenuti memorizzati nell'installazione locale di LogicalDOC.

Uno scenario tipico è quando si desidera implementare un cloud ibrido in cui parte del sistema di gestione dei documenti deve essere pubblicata da un pubblico esterno. In questo contesto, è possibile configurare il sistema locale per trasferire parti del DMS interno in una seconda installazione ospitata all'esterno dei propri locali (nell'infrastruttura LogicalDOC Cloud o altrove).

Una volta configurato, Syndication può mantenere sincronizzate le modifiche che si verificano localmente con il repositorio remoto.

L'elenco di Syndications è selezionabile e dal menu di scelta rapida è possibile effettuare le seguenti azioni:

Abilitare / Disabilitare / Eliminare una syndication specifica
Test di connessione per verificare la disponibilità del sistema remoto
Ripulire la cache per eliminare tutte le informazioni sulle sincronizzazioni passate

Fare clic su Aggiungi una Syndication per creare un nuovo record e configurarlo di conseguenza nel pannello Proprietà

Potresti avere syndication che puntano a diversi sistemi remoti e / o monitorare diverse cartelle locali. Quando viene elaborata la syndication, si replica lo stesso albero che inizia dalla Cartella sorgente sul Percorso di destinazione dell'installazione LogicalDOC remota.

URL remoto: l'URL dell'installazione LogicalDOC remota
Username e password: le credenziali da utilizzare durante la connessione al sistema remoto
Cartella sorgente: la cartella locale da monitorare
Percorso di destinazione: il percorso nel sistema remoto che riceverà i contenuti
Includi ed escludi: modelli separati da virgole per includere o escludere nomi di file dal processo di sincronizzazione
Dimensione massima pacchetto: dimensione massima di un blocco inviato al sistema remoto
Batch: quanti documenti devono essere spinti a ogni corsa
Data di partenza: i documenti più vecchi di questa data verranno saltati

Programmazione

Quello che fai nella sezione Syndication dell'Amministrazione è la configurazione delle diverse syndications. Ma l'elaborazione delle syndications abilitate avviene in background grazie all'attività denominata Syndication che puoi gestire in Amministrazione > Sistema > Attività pianificate.

Importa ed Esporta

All'interno della sezione [Importa ed Esporta] dell'area di lavoro Amministrazione, puoi eseguire tutte le configurazioni riguardanti l'importazione da cartella locale e remota, importazione di account email, creazione di archivi e importazione da archivi. Sono disponibili anche convertitori di formato e funzioni di syndication .

Connettere un server di posta Microsoft 365

Quando ci si connette al server di posta di Microsoft 365, è obbligatorio utilizzare lo schema di autenticazione OAuth v2.0 tramite SMTP. LogicalDOC utilizza il client credential flow per ottenere il token OAuth.

Registrare LogicalDOC come applicazione nel portale di Azure

Apri il tuo Portale Azure, qui nella sezione Services, apri App registrations. Fare clic su New registration e inserire LogicalDOC come nome della nuova applicazione.

Ora che l'applicazione è stata registrata, entra in API permissions per fornire le seguenti autorizzazioni:

Microsoft Graph
----------------------------------
Mail.Read
Mail.ReadBasic
Mail.ReadBasic.All
Mail.ReadWrite
Mail.Send
SMTP.Send
User.Read

Office 365 Exchange Online
----------------------------------
full_access_as_App
IMAP.AccessAsApp
Mail.Read
Mail.Send
Mail.Send.All
SMTP.SendAsApp

Concedi il consenso dell'amministratore

Assicurati di concedere il consenso dell'amministratore per tutte le autorizzazioni dell'applicazione.

Creare l'entità servizio in Exchange Online

Una volta fornito il consenso, l'amministratore deve registrare l'entità servizio dell'applicazione in Exchange utilizzando Power Shell.

Apri Power Shell e installa il modulo ExchangeOnlineManagement con questi comandi:

Install-Module -Name AzureAD -SkipPublisherCheck
Import-Module AzureAD
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -SkipPublisherCheck
Import-Module ExchangeOnlineManagement

Ora registra l'entità servizio in Exchange con questi altri comandi:

Connect-AzureAD
Connect-ExchangeOnline
New-ServicePrincipal -AppId {Application ID} -ObjectId {Object ID}

Assicurati di sostituire l'{Application ID} e l'{Object ID} con i codici presi da Enterprise applications anziché l'object id di App registration.
Per la stessa applicazione registrata in App registration, è stata creata un'applicazione corrispondente anche in Enterprise applications. È necessario passare l'object id da lì durante la registrazione dell'entità servizio in Exchange:

Ottieni l'ID del principal con questo comando:

Get-ServicePrincipal | fl

Aggiungi autorizzazioni complete alla casella di posta che usi per collegarti:

Add-MailboxPermission -Identity {your email} -User {principal id} -AccessRights FullAccess

Abilita l'SMTP con questo comando:

Set-CASMailbox -Identity {your email} -SmtpClientAuthenticationDisabled $false

Generare un client secret

Per consentire a LogicalDOC di connettersi al tuo Microsoft 365 è necessario generare un secret, per farlo apri i dettagli della tua app appena registrata.

Qui, fai clic sul collegamento Client credentials genera il tuo secret.

Salva il secret

Assicurati di salvare il secret in un luogo sicuro perché è visibile solo ora e non potrai più ottenerlo in futuro dal portale Azure.

Configurare LogicalDOC

Crea un nuovo account email da monitorare in Amministrazione > Impostazioni > Email in uscita
Nel campo Protocollo metti: SMTP Microsoft 365
Abilita l'opzione Usa autenticazione sicura
Nel campo Server metti: smtp.office365.com
Nel campo Port metti: 587
Come Username ed Email mittente metti la stessa email che usi per collegarti
Disabilita l'opzione Utilizza l'email dell'utente come mittente
In ID Client e ID Tenant inserisci i valori dai dettagli dell'app come vedi nel portale di Azure
Nel campo Client Secret metti il secret precedentemente salvato

Salva e testa la connessione.

Utilizza l'email dell'utente come mittente

La configurazione descritta in questa pagina fa sì che LogicalDOC invii tutta la posta elettronica come lo stesso utente che si connette al tuo Exchange Online. Se desideri che LogicalDOC invii la posta elettronica a nome degli altri utenti (ad esempio, quando un utente invia un messaggio dall'interfaccia), abilita l'opzione Utilizza l'email dell'utente come mittente. Devi anche assegnare il permesso Send As tramite Power Shell come descritto nella documentazione di Microsoft.

Connettere un'email di Microsoft 365

Quando ci si connette alle caselle di posta di Microsoft 365, è obbligatorio utilizzare lo schema di autenticazione OAuth v2.0 tramite IMAP. LogicalDOC utilizza il client credential flow per ottenere il token OAuth.