Working with Documents - LogicalDOC Documentation

Versionamento

Ogni volta che un documento viene modificato, la versione corrente viene salvata e ne viene generata una nuova che diventa la versione attuale. Puoi controllare tutte le versioni precedenti nella scheda Versioni.

Versione e Versione File

In realtà, vengono mantenute due versioni: la Versione propriamente detta cambia ogni volta che viene apportata una modifica al documento, sia nel contenuto che nei metadati, mentre la Versione File cambia solo dopo il check-in di una nuova revisione del file.

Se si modifica qualcosa nei metadati, la Versione cambia, ma la Versione File rimane invariata.

Se si effettua il check-in di una nuova revisione del documento, la Versione viene aumentata e la Versione File viene impostata uguale alla Versione.

Versioni maggiore e minore

Sia la Versione che la Versione File sono composte da due numeri separati da un punto, il numero a sinistra è chiamato maggiore e il numero a destra è chiamato minore: maggiore.minore

Alcuni esempi di versione: 1.0, 1.1, 1.2, 1.345, 2.0, 2.2 ...

Quando si modifica qualcosa nei metadati, la versione minore viene aumentata di uno, quindi se la Versione corrente è 1.10 diventa 1.11.

Quando si effettua il check-in di una nuova revisione maggiore, la versione minore viene impostata a 0 e la versione principale viene aumentata di uno, quindi se la Versione corrente è 1.10 diventa 2.0 e la Versione File diventa 2.0.

Quando si effettua il check-in di una nuova revisione minore, la versione minore viene aumentata di uno, quindi se la Versione corrente è 1.10 diventa 1.11 e anche la Versione File diventa 1.11.

Numero massimo di versioni

Per impostazione predefinita non ci sono limiti, ma in Amministrazione > Impostazioni > Impostazioni interfaccia è possibile impostare l'opzione Numero max. versioni che definisce il numero massimo di versioni da gestire per ciascun documento all'interno dell'intero repositorio.

È anche possibile sovrascrivere questa impostazione generale a livello di workspace.

Se si imposta un numero massimo di versioni, verrà mantenuto solo il numero specificato di versioni più recenti, mentre quelle più vecchie verranno rimosse.

Promozione della Versione

A volte si desidera ripristinare una versione precedente e renderla quella attuale. Per fare ciò, fare clic con il tasto destro sulla versione che si desidera promuovere e selezionare Promuovi.

Revisione

Mentre Versione e Versione File sono gestite automaticamente da LogicalDOC, è possibile implementare il proprio controllo delle versioni utilizzando la proprietà Revisione.

Per impostazione predefinita, la Revisione viene mantenuta uguale alla Versione, ma è possibile modificarla manualmente o persino creare uno schema di revisione automatica.

Archiviare una selezione di documenti

Tipicamente la funzione di archiviazione viene utilizzata quando si desidera mantenere i contenuti vecchi o obsoleteti nel sistema, ma non si vuole che siano accessibili durante le normali operazioni.

In LogicalDOC quando un documento viene archiviato continua ad esistere nel sistema, ma viene memorizzato in una zona diversa non più disponibile durante la navigazione in cartella o le ricerche, questo ottimizza le prestazioni.

Se hai il permesso di Archivio di nella cartella corrente, basta fare clic destro su una selezione di documenti e di scegliere Archivia.

Ti verrà richiesto di inserire un commento e quindi confermare. Vedrete i documenti sparire, questo dimostra che sono stati archiviati correttamente.

Rapporto documenti archiviati

I documenti archiviati saranno accessibili solo da un rapporto dedicato nel pannello di amministrazione e possono essere ripristinati nella posizione originale dall'amministratore del sistema

Timbrare un Documento

I timbri sono disponibili solo nella schermata Documenti per qualsiasi documento che sia un PDF o possa essere convertito in PDF. Al fine di timbrare un documento è necessario avere l'integrazione con il software di terze parti come descritto nella guida d'installazione.

Se avete il permesso di scrittura, selezionare un documento e fare clic sull'icona Timbro della barra degli strumenti.

Una finestra di dialogo consente di scegliere uno dei timbri assegnati a te.

Selezionare un elemento e cliccare su Applica, ora il timbro è stampato nel documento e una nuova icona compare a sinistra.

È possibile fare clic su questa icona per scaricare la conversione PDF con il timbro recentemente applicato.

Firma Elettronica

Se hai salvato una firma elettronica nel tuo profilo, puoi stamparla all'interno del documento scegliendo il timbro speciale chiamato signature-tuo_nome_utente, ad esempio se il tuo nome utente è john, la tua firma elettronica apparirà come un timbro chiamato signature-john.

Posizionamento visuale

Se nel selettore dei timbri si sceglie anche l'opzione Posizionamento visuale, verrà richiesto di posizionare e ridimensionare l'area del timbro all'interno del documento.

Estrazione di campi mediante l'OCR

LogicalDOC consente l'estrazione di campi dalle scansioni tramite codici a barre o zone OCR. Il prerequisito è che il documento deve essere assegnato ad una classe documentale che definisce un elenco di attributi estesi.

Estrarre i campi con l'OCR zonale

Nella scheda Cattura aprire l'elenco a discesa Modello OCR e selezionare uno dei modelli OCR disponibili per la classe documentale del documento e salvare.

Ora fai clic sul pulsante Processa per avviare l'elaborazione, alla fine apri la scheda Proprietà estese per vedere come sono stati estratti i campi.

Estrarre i campi con i codici a barre

Nella scheda Cattura aprire l'elenco a discesa Modello di codici a barre e selezionare uno dei modelli disponibili per la classe documentale del documento e salvare.

Ora fai clic sul pulsante Processa per avviare l'elaborazione, alla fine apri la scheda Proprietà estese per vedere come sono stati estratti i campi.

Conferma di Lettura

A volte è necessario avere la prova che un collega legga integralmente un determinato documento, ad esempio un contratto importante, un progetto o una diagnosi medica. Con LogicalDOC puoi invitare uno o più colleghi a leggere un documento e il sistema si occupa di verificare che ciò avvenga e di avvisarti se necessario. Se disponi dei permessi di richiesta di lettura, seleziona un documento e clicca sull'icona Richiedi lettura della barra degli strumenti.

Una finestra di dialogo consente di scegliere i destinatari a cui inviare la richiesta di lettura del file selezionato.

È possibile scrivere un messaggio da includere nella notifica inviata ai destinatari e, facoltativamente, chiedere di essere avvisati quando il documento è stato letto. Gli utenti selezionati verranno avvisati di questa tua richiesta e potranno accedere alla dashboard per vedere tutte le richieste di lettura:

Ogni riga del pannello fa riferimento a una richiesta di lettura e nel riquadro di anteprima puoi leggere il documento, appena hai visualizzato tutte le pagine appare il pulsante Conferma lettura. Se si fa clic su quel pulsante, la lettura viene confermata. Quando un utente conferma la lettura di un documento, il richiedente riceve una notifica e potrà verificare lo stato di tutte le sue richieste di lettura nella dashboard: