El sistema le proporciona la aplicación Archive Viewer. Le permite verificar cualquier archivo finalizado por el sistema. Esta aplicación tiene tres funcionalidades:

• Verificar: verificación de archivo
• Examinar: lista de todos los documentos dentro de un archivo
• Buscar: entre documentos en el archivo

Después de iniciar la aplicación, debe hacer clic en Archivo > Abrir y buscar la carpeta de archivo. Esta carpeta puede estar en un área del disco duro o en un CD/DVD.

Si se ha seleccionado una carpeta correcta, puede verificar el archivo haciendo clic en Verificar. Luego compara una pantalla de resumen que tiene dos columnas: a la izquierda está la lista de los pasos que se completaron durante la verificación. Si estos pasos están todos en color verde, significa que el archivo es válido. Incluso si solo uno de ellos es rojo, el archivo no es válido. En la misma pantalla, en la columna derecha se muestra el informe del procedimiento de verificación en el que se especifican de forma correcta y precisa todos los problemas.

Otra característica es la visualización de la lista de documentos en un archivo haciendo clic en Examinar. En la parte superior de la pantalla está la información del archivo, mientras que debajo está la tabla de documentos similar a la tabla de lista de documentos dentro del sistema. De forma predeterminada, el número máximo de registros que se muestran es 1000, pero este valor se puede cambiar en la página de búsqueda. Si la cantidad de documentos en el archivo es mayor que el valor establecido en la página de búsqueda, se le mostrará un mensaje de notificación. Para cada archivo, al hacer clic en cualquier campo de la tabla, se abre una pequeña ventana emergente que muestra los detalles del documento seleccionado. En su lugar, al hacer clic en Abrir archivo, puede ver el contenido del documento.

Otra característica es la búsqueda entre los documentos de un archivo haciendo clic en Buscar. Simplemente, debe agregar y eliminar una condición de búsqueda aplicable a todos los metadatos posibles de un documento similar a la búsqueda paramétrica dentro del sistema. En particular, puede cambiar el número máximo de documentos que se mostrarán en la página de listados.

Este panel muestra la lista de todos los archivos creados previamente con la siguiente información:

• Fecha de creación
• Nombre
• Tipo
• Tamaño
• Estado
• Usuario que ha creado el archivo
• Usuario que ha cerrado el archivo
• Ruta en el servidor donde se ha creado el archivo

Inicialmente, los archivos están abiertos.

Para agregar un nuevo archivo, debe hacer clic en el botón Agregar archivo y luego debe especificar un nombre y una descripción.

Cuando decida que el archivo debe insertarse en un soporte óptico, puede finalizar el archivo. Primero, debe cerrar el archivo, así que haga clic con el botón derecho en el elemento y luego seleccione Cerrar. Ahora el archivo está listo para ser exportado. Al final de la tarea programada, Creador de archivos, el archivo pasa al estado final de Finalizado y está listo para copiarse en cualquier medio óptico.

Puede eliminar un archivo haciendo clic con el botón derecho en el elemento y luego seleccionando el elemento del menú contextual Eliminar.

Al seleccionar un elemento del archivo, puede ver todos los documentos insertados en el archivo.

Archivos Incrementales

Puede crear archivos de documentos de forma asincrónica a través de la tarea programada Archivos Incrementales. En esta pestaña, puede configurar las funciones y los detalles de un archivo incremental.

Para agregar un nuevo archivo, debe hacer clic en el botón Agregar configuración incremental. Cada archivo debe tener un prefijo y debe establecer con qué frecuencia (frecuencia, en días) el sistema debe crear los archivos. Puede seleccionar en qué carpeta, dentro del archivo de documentos, se buscarán los documentos y puede definir las plantillas a las que se asociarán estos documentos.

En el panel [Importar archivos] puedes configurar la importación desde archivos.

Importar archivos

En la pestaña [Importar Archivos] puede ver todos los archivos ya importados o que aún están pendientes de ser importados al sistema. Para cada archivo, se muestra la siguiente información:

• Fecha de creación
• Nombre
• Descripción
• Número de documentos
• Estado
• El usuario que creó el archivo, que puede ser diferente del usuario que lo importó.

Inicialmente, los archivos se encuentran en estado Abierto y listos para ser importados por la tarea programada Importador de Archivos: la tarea verifica si cada archivo es válido, lo establece en Cerrado e inicia la importación de documentos. Al final, si no se han producido errores, el archivo pasa al estado Finalizado. Si, por el contrario, desea eliminar un archivo, haga clic derecho sobre él y seleccione [Eliminar].

Al seleccionar un elemento de archivo, podrá ver sus detalles y configuraciones que puede modificar:

• Descripción
• Importar plantillas: permite importar todas las plantillas que no estén almacenadas en el sistema y que estén asociadas a uno o más documentos que se van a importar. Si no se importan las plantillas, los documentos se asociarán a la plantilla predeterminada.
• Importar IDs personalizados: política de importación de los IDs personalizados de los documentos:
  
  • Ignorar: Los ID personalizados de los documentos no se importan; el sistema creará un nuevo ID personalizado para cada documento según la plantilla asociada.
  • Importar como nueva versión: Si un documento que se importa tiene el mismo ID personalizado que un documento ya almacenado en el sistema, el sistema genera una nueva versión de ese documento con los metadatos del documento que se va a importar.
  • Importar como nueva subversión: Si un documento que se importa tiene el mismo ID personalizado que un documento ya almacenado en el sistema, el sistema genera una nueva subversión de ese documento con los metadatos del documento que se va a importar.
  • Importar como nuevo documento: Si un documento que se importa tiene el mismo ID personalizado que un documento ya almacenado en el sistema, el sistema genera un nuevo documento con un nuevo ID personalizado.

Paquetes entrantes

En la pestaña [Paquetes entrantes] se muestran todos los paquetes que desea importar. Debe insertar estas carpetas en <repository>/data/impex/in; el sistema las reconoce y las muestra en la lista. A continuación, haga clic derecho en el paquete y seleccione [Importar este paquete]. El sistema crea un nuevo archivo de importación, que puede ver en la lista de la primera pestaña [Importar archivos]. Si, por el contrario, desea eliminar un paquete, haga clic derecho en él y seleccione [Eliminar].

NOTA: Si se producen errores durante la ejecución de la tarea programada Importador de archivos, el archivo no pasa al estado finalizado, sino a un estado de error, y se le asocia un icono de error. En el archivo de registro de la tarea programada, se pueden ver todos los errores ocurridos.

NOTA: Para cada archivo en la lista [Importar archivos] puede modificar la configuración del archivo, pero cuando la tarea programada comienza a importar los documentos, la configuración no se puede modificar.

NOTA: Los documentos importados no se indexan inmediatamente. Por lo tanto, deberá esperar a que finalice la tarea programada Indexación de documentos.

El sistema puede almacenar correos electrónicos y sus archivos adjuntos descargándolos de cuentas de correo electrónico remotas. Puede configurar varias cuentas de correo electrónico para que el sistema las inspeccione periódicamente en busca de nuevas publicaciones para importar como documentos.

En este panel puede ver las cuentas existentes actualmente.

Para agregar una nueva cuenta, debe hacer clic en el botón Agregar cuenta. Estas son las Propiedades estándar:

• Cuenta email
• Servidor
• Nombre usuario (opcional)
• Contraseña (opcional)
• Carpeta de destino: la carpeta dentro del archivo de documentos en la que guardar documentos
• Idioma: idioma de los documentos importados
• Protocolo: POP3 o IMAP. En el caso del servidor IMAP es posible especificar la carpeta de la que se recuperarán los correos electrónicos

Es posible especificar otras configuraciones (pestaña Propiedades Ext.) para controlar otros aspectos de la

• Carpeta de correo: en caso de importar con el protocolo IMAP, es posible especificar la carpeta de origen de importación
• Formato: puede importar el correo electrónico dividido en varios archivos o importarlo como un solo archivo .eml
• Incluir: contiene una lista de extensiones separadas por comas, que definen los únicos tipos de archivos adjuntos que se pueden descargar
• Excluir: extensiones no permitidas (lista separada por comas)

En la pestaña Filtros puede configurar uno o más filtros de correo electrónico. Por lo tanto, puede especificar una carpeta dentro del archivo de documentos en la que se almacenarán todos los correos electrónicos que coincidan con el filtro.

Nota: Solo los buzones activos serán inspeccionados a intervalos regulares por la tarea programada Descargador de E-mail.

En la pestaña Automatización puede escribir su procedimiento de automatización que se invocará en cada importación que pase la variable email.