Haga clic en el botón Open de la cinta de opciones de LogicalDOC para abrir el explorador de documentos. Desde esta ventana puede explorar el árbol de carpetas de LogicalDOC y visualizar los documentos contenidos en la carpeta seleccionada.

La lista de documentos muestra información útil como el nombre del archivo, la fecha de la última modificación, la versión y el tamaño del archivo, facilitando la identificación del documento con el que desea trabajar.

Para localizar un documento más rápidamente, utilice el campo de búsqueda situado en la parte superior de la ventana. Puede buscar archivos sin tener que explorar manualmente la estructura de carpetas.

Seleccione el documento deseado y haga clic en Open. El documento se abrirá en la aplicación de Microsoft Office actual, donde podrá visualizar o modificar su contenido.

Al trabajar con un documento almacenado en LogicalDOC, el Office Add-in gestiona la comunicación con el repositorio documental, permitiendo editar el documento en Microsoft Office y posteriormente guardarlo de nuevo en LogicalDOC.

Tras instalar el complemento de LogicalDOC para Outlook, abre Microsoft Outlook. Aparecerá un nuevo menú de LogicalDOC en la interfaz de Outlook. Abre el menú y selecciona Configuración para configurar la conexión con tu instancia de LogicalDOC y las opciones predeterminadas que se utilizarán al archivar los correos electrónicos.

En la ventana de configuración, puede especificar las siguientes opciones:

• URL del servidor: la URL de su instalación de LogicalDOC; por ejemplo, https://documents.example.com.
• Clave API: la clave API que utiliza el complemento de Outlook para autenticarse en LogicalDOC. Si aún no dispone de una clave API, siga las instrucciones de Claves API para crear y activar una nueva.
• Carpeta: la carpeta predeterminada de LogicalDOC donde se almacenarán los correos electrónicos y los archivos adjuntos.
• Idioma: el idioma utilizado por el complemento de Outlook.
• Habilitar la composición automática del título: cuando está habilitada, el título del documento creado a partir de un correo electrónico se genera automáticamente según el esquema de título definido a continuación.
• Esquema del título: define cómo se compone automáticamente el título de un correo electrónico archivado. Puedes combinar texto fijo con los siguientes marcadores de posición:
  • {sender} - nombre para mostrar del remitente;
  • {from} - dirección de correo electrónico del remitente;
  • {subject}: asunto del correo electrónico;
  • {date}: fecha del correo electrónico;
  • {time}: hora del correo electrónico.
• Destino de WFldr: define la carpeta de destino de LogicalDOC asociada a la carpeta vigilada de Outlook. Cuando se copia o se mueve un correo electrónico a la carpeta vigilada de LogicalDOC en Outlook, el mensaje se archiva automáticamente en LogicalDOC como un archivo .msg.
• Habilitar selección de archivos adjuntos: cuando está habilitada, el complemento le permite seleccionar qué archivos adjuntos del correo electrónico deben guardarse en LogicalDOC.

Por ejemplo, el siguiente esquema de título:

{remitente} {de} {asunto} {fecha} {hora}

genera el título del documento combinando el nombre para mostrar del remitente, la dirección de correo electrónico del remitente, el asunto del mensaje, la fecha y la hora.

Haz clic en Probar para comprobar que la URL del servidor y la clave API permiten que el complemento de Outlook se conecte correctamente a LogicalDOC.

Haz clic en Aceptar para guardar la configuración. Estos ajustes se almacenan localmente y, normalmente, solo es necesario configurarlos una vez. Puedes volver a abrir la ventana de configuración en cualquier momento para modificarlos.

El complemento de LogicalDOC para Outlook te permite archivar los mensajes de correo electrónico seleccionados, sus archivos adjuntos o ambos directamente en el repositorio de LogicalDOC.

Selecciona uno o varios mensajes en Outlook y abre la pestaña LogicalDOC. La sección Guardar ofrece dos comandos: Correos electrónicos y Archivos adjuntos.

Guardar correos electrónicos

Selecciona los mensajes que deseas archivar y haz clic en Correos electrónicos. La ventana Destino de los correos electrónicos te permite elegir dónde se almacenarán los mensajes seleccionados en LogicalDOC.

La ventana ofrece las siguientes opciones:

• Título del documento: te permite especificar el título que se utilizará para el documento. Cuando la composición automática del título está habilitada en la configuración del complemento, el título se genera según el esquema de títulos configurado.
• Ubicación de destino predeterminada: muestra la carpeta predeterminada de LogicalDOC configurada para almacenar correos electrónicos. Haz clic en Subir para guardar los mensajes seleccionados en esta ubicación.
• Ubicación de destino opcional: permite especificar una carpeta diferente de LogicalDOC para la operación actual.
• Ubicaciones guardadas recientemente: proporciona acceso rápido a las carpetas que se han utilizado recientemente como destinos.

El correo electrónico archivado se almacena en LogicalDOC como un documento de correo electrónico y se asocia automáticamente a la plantilla correo electrónico. La información relevante del mensaje original se extrae y se almacena como propiedades extendidas, incluyendo:

• Nombre del remitente: el nombre que aparece en pantalla del remitente;
• De: la dirección de correo electrónico del remitente;
• Fecha de envío: la fecha y la hora en que se envió el mensaje;
• Asunto: el asunto del correo electrónico;
• Para: los destinatarios del mensaje;
• Cc: los destinatarios incluidos en copia;
• Archivos adjuntos: indica si el correo electrónico original contiene archivos adjuntos.

Estos metadatos se almacenan junto con el correo electrónico en el repositorio de LogicalDOC, lo que facilita la clasificación, búsqueda y recuperación de los mensajes archivados mediante las funciones estándar de gestión de documentos de LogicalDOC.

Los metadatos del correo electrónico también pueden utilizarse para crear automáticamente el título del documento. Si la opción Habilitar la creación automática del título está activada en la configuración del complemento de Outlook, el título se genera según el esquema de título configurado, utilizando marcadores de posición como {remitente}, {de}, {asunto}, {fecha} y {hora}. Consulte Configurar el complemento de Outlook para obtener más detalles.

Guardar archivos adjuntos

Si solo necesita archivar los archivos adjuntos a los mensajes seleccionados, haga clic en Archivos adjuntos en la barra de herramientas de LogicalDOC.

La ventana Destino de los archivos adjuntos ofrece las mismas opciones de archivo que están disponibles al guardar correos electrónicos. Selecciona el destino adecuado en LogicalDOC y haz clic en Subir para archivar los archivos adjuntos sin guardar el propio mensaje de correo electrónico.

Guardar desde el menú contextual de Outlook

Como alternativa a los comandos disponibles en la barra de herramientas de LogicalDOC, puedes guardar mensajes directamente desde el menú contextual de Outlook.

Haz clic con el botón derecho del ratón en un correo electrónico seleccionado y elige Guardar en LogicalDOC.

La ventana Guardar en LogicalDOC te permite elegir exactamente lo que deseas archivar:

• Solo correo electrónico: archiva el mensaje de correo electrónico seleccionado;
• Solo archivos adjuntos: archiva únicamente los archivos adjuntos al correo electrónico seleccionado;
• Tanto el correo electrónico como los archivos adjuntos: archiva tanto el mensaje de correo electrónico como sus archivos adjuntos.

Después de seleccionar lo que desea guardar, elija la carpeta de destino utilizando la ubicación de destino predeterminada, una ubicación de destino opcional o una de las ubicaciones guardadas recientemente

El complemento de LogicalDOC para Outlook permite gestionar la correspondencia saliente sin salir de Microsoft Outlook. Puede archivar en LogicalDOC los correos electrónicos enviados y sus archivos adjuntos, o adjuntar a un mensaje que esté redactando documentos almacenados en el repositorio de LogicalDOC.

Archivado de correos electrónicos salientes

Al redactar un correo electrónico nuevo o responder a un mensaje existente, la barra Email Filing Toolbar aparece en el lado derecho de la ventana de Outlook. Utilícela para decidir si desea archivar en LogicalDOC el mensaje saliente y sus archivos adjuntos.

La barra ofrece los siguientes controles:

• File this Email: Activa el archivado del correo electrónico saliente en LogicalDOC cuando se envía el mensaje.
• File attachments: Activa el archivado de los archivos adjuntos incluidos en el mensaje saliente.
• Please select filing location: Permite comprobar la carpeta de destino de LogicalDOC para la correspondencia saliente.
• Browse: Permite seleccionar otra carpeta de destino en el repositorio de LogicalDOC.

Por ejemplo, puede organizar la correspondencia enviada en /Default/emails/outgoing. Seleccione la carpeta de destino adecuada antes de enviar el correo electrónico.

Cuando los metadatos del correo electrónico se gestionan mediante la plantilla email de LogicalDOC, la información correspondiente al mensaje puede organizarse y recuperarse mediante esos campos de metadatos. Consulte Importar correos electrónicos y archivos adjuntos para obtener más información sobre el archivado de correos electrónicos.

Confirmación del archivado

Una vez finalizada la operación de archivado, Outlook muestra una confirmación que indica cuántos mensajes de correo electrónico y archivos adjuntos se han archivado correctamente.

Visualización de correos electrónicos y archivos adjuntos archivados en LogicalDOC

Cuando están seleccionadas las opciones File this Email y File attachments, el correo electrónico saliente y cada uno de sus archivos adjuntos se almacenan como documentos independientes en la misma carpeta de destino de LogicalDOC.

El mensaje y sus archivos adjuntos permanecen vinculados. Un icono de cadena junto a los nombres de archivo indica estas relaciones. Seleccione el correo electrónico archivado y abra la pestaña Links para ver los documentos asociados. También es posible descargar conjuntamente los documentos relacionados en un archivo ZIP.

Adjuntar documentos desde LogicalDOC

También puede añadir documentos existentes en LogicalDOC a un mensaje saliente de Outlook sin tener que descargarlos previamente en su ordenador.

1. Redacte un mensaje nuevo o abra una respuesta en Outlook.
2. Seleccione la pestaña LogicalDOC en la cinta de opciones de Outlook.
3. Haga clic en Attach Files para abrir la ventana de selección de documentos.
4. Explore el árbol de carpetas o utilice File search o Full-text search para encontrar los documentos que necesita.
5. Seleccione uno o varios documentos y configure las opciones de adjuntos que correspondan.
6. Haga clic en OK para añadir los documentos seleccionados al correo electrónico.

Explorar y buscar documentos

La ventana de selección muestra el árbol de carpetas de LogicalDOC y una lista de documentos con información útil, como el nombre del archivo, su tamaño, la fecha de la última modificación y el usuario que lo publicó. Es posible seleccionar varios documentos de la lista.

Opciones de archivos adjuntos

Antes de confirmar la selección, la ventana ofrece dos opciones adicionales:

• Attach just the PDF conversion: Adjunta la conversión a PDF de cada documento seleccionado en lugar de su archivo original. Por ejemplo, si selecciona un documento de Word o Excel, se adjuntará su conversión a PDF en lugar del archivo original de Word o Excel.
• Insert Download Ticket: Inserta en el cuerpo del correo electrónico un enlace de descarga (download ticket) para cada documento seleccionado, en lugar de adjuntar el archivo digital. Los destinatarios pueden utilizar el enlace para descargar el documento.

Si no se selecciona ninguna de estas opciones, se adjuntan los documentos originales. Elija el método de envío más adecuado para sus destinatarios. Aquí no se describe el comportamiento cuando ambas opciones están seleccionadas simultáneamente.

Revisión del mensaje saliente

Cuando los documentos se adjuntan de la forma habitual, aparecen en el área de archivos adjuntos de Outlook. A continuación, puede terminar de redactar el mensaje, comprobar los destinatarios y los archivos adjuntos y enviar el correo electrónico.

Si el archivado de correos electrónicos salientes está activado en la barra Email Filing Toolbar, el mensaje también puede archivarse en la carpeta seleccionada de LogicalDOC al enviarlo.

Temas relacionados

• Importar correos electrónicos y archivos adjuntos