Skip to main content

Añadir nuevos documentos

En LogicalDOC un usuario puede cargar documentos de diferentes maneras, a continuación se describen las diferentes opciones. Es importante saber que el usuario debe seleccionar una carpeta con permisos de escritura para poder crear nuevos documentos.

Número máximo de documentos por carpeta

No coloque una gran cantidad de documentos en la misma carpeta(más de 10,000), ya que esto generará ineficiencias y dificultará la navegación. La mejor práctica es distribuir los documentos entre diferentes carpetas. Para aplicar esta práctica recomendada, se proporciona un parámetro configurable en Administración > Ajustes > Parámetros > maxdocsperfolder

Carga estándar

Haga clic en el icono Añadir documentos  de la tool bar.

A continuación, una ventanilla de carga se mostrará y aquí, seleccione uno o más archivos de su PC que desea colocar en la carpeta actual. Dependiendo de la configuración de su LogicalDOC sus archivos pueden ser revisados ​​por el antivirus y puede no permitir subir algunas extensiones o archivos de gran tamaño.

Utilice la opción 'Indexación inmediata' si desea que LogicalDOC indexar inmediatamente sus nuevos documentos(normalmente documentos están indexados en segundo plano).

Si desea cargar una estructura de carpetas, puede cargar un archivo .zip y marque la opción 'Importar documentos desde ZIP', pero en este caso la importación será ejecutada en un proceso separado y la conclusión del proceso de importación será notificada a usted con un mensaje del sistema. Una vez completada la carga, haga clic en Enviar y un segundo cuadro de diálogo le permitirá poner los metadatos que se aplicaran a los nuevos documentos.

Tamaño máximo para upload

Por defecto no se puede cargar archivos más grandes que 100 MB. Esta configuración se puede cambiar en Administración > Ajustes > Preferencias del GUI > Max tamaño para upload

Drop Spot

LogicalDOC soporta una función denominada Drop Spot que le permite arrastrar y soltar archivos y carpetas directamente desde su escritorio en el repositorio de documentos. Para activarlo, simplemente haga clic en el icono 'Drop Spot' en la tool bar de los documentos

LogicalDOC Data Source

Ahora puede arrastrar y soltar sus archivos y carpetas en el cuadrado y luego hacer clic en Cargar para iniciar todas las transferencias. Una vez que haya terminado, simplemente cierre la ventana emergente del Drop Spot.

Notificar los Usuarios

A veces, desea que se notifique a un conjunto de usuarios sobre la nueva carga, para hacerlo, simplemente ingrese a la pestaña Notificar usuarios del cuadro de diálogo de carga y elija qué usuarios deben ser notificados.

Opcionalmente, puede proporcionar su propio mensaje que completará los detalles enviados a los usuarios.

Publicación

Se puede definir el estado de publicación de cada documento accediendo a la sección Publicación. Para ser capaz de manejar los ajustes de publicación, tiene que pertenecer al grupo admin o publisher.

Dentro del panel Publicación tiene los siguientes ajustes:

  • Publicado:  Utilice este selector si desea anular la publicación del documento, independientemente de lo que se especifica en las fechas de publicación
  • Empezar a publicar: Este campo es obligatorio y especifica la fecha en que el documento empeza a encontrarse disponible
  • Dejar de publicar: Esta es una fecha opcional, después de que el documento no será más disponible

Un documento se encuentra disponible para los usuarios normales sólo si se publica y si la fecha actual coincide con el período de publicación.

Los usuarios de los grupos admin y publisher serán siempre capaces de ver documentos  no publicados y cambiar los ajustes de publicación.

Anotaciones en un documento

Puede añadir notas en los documentos a través de la ficha Notas. Las notas permiten a los usuarios de discutir sobre el documento y su evolución.

Todos los usuarios con permiso de lectura pueden ver las notas añadidas en un documento.

Puede agregar una nota nueva haciendo clic en el botón Agregar Nota. Deje sus comentarios en el editor y confirme con Guardar.

Editar o eliminar una nota

Puede editar o eliminar una nota que ha añadido antes simplemente haciendo clic derecho sobre élla y seleccionando Editar o Eliminar.

Anotaciones de los Contenidos

Las anotaciones son post-it o comentarios que se colocan sobre el contenido de los documentos. Puede anotar documentos tan pronto como pueda acceder a ellos, es decir, cuando tenga al menos el permiso de lectura.

Para abrir el editor, haga clic en Anotaciones, aquí puede navegar por las páginas y agregar diferentes anotaciones.

En la barra de herramientas encontrará los botones para agregar anotaciones de diferentes formas: cuadrados, círculos, flechas y más.

Haga clic con el botón derecho en una anotación para abrir el editor que le permite cambiar el texto y la apariencia.

Recuerde hacer clic en el botón Guardar para que todas sus anotaciones sean persistentes.

Advertencia

Debido a diferentes aspectos tecnológicos, incluyendo las limitaciones del HTML y la precisión con la que se guardan los números en la base de datos, una vez guardadas las anotaciones, pueden mostrarse de forma inexacta.

Alertas sobre los eventos del documento

Las alertas son mensajes de correo electrónico enviados automáticamente a los usuarios cuando se produce un evento en un documento. Los usuarios pueden seguir la actividad de un documento, lo que significa que van a recibir una alerta cuando se produce un evento en el documento mismo.

Suscribirse a las alertas

Puede suscribirse a uno o más documentos seleccionándolos y haciendo clic en el icono Suscribir.

En la siguiente ventana de diálogo se puede elegir ser notificado sobre cualquier evento o sólo una selección de ellos.

Aquí puede seleccionar los eventos de su interés y confirmar la suscripción.

Gestión de sus suscripciones

Para administrar sus suscripciones, haga clic en el menú Account > Suscripciones

Puede ver la lista de los elementos que estás siguiendo, así que para no siguir más uno de ellos haga clic derecho sobre él y seleccione Eliminar.

Suscribir a otros usuarios

Si usted tiene el permiso Suscripción en la carpeta actual, puede abrir la ficha Suscripciones en los detalles del panel del documento y suscribir usuarios y grupos.

Utilice el control Añadir Grupo o Añadir usuario para suscribir los usuarios deseados, al agregar una nueva suscripción se configura para recibir alertas de un conjunto predeterminado de eventos, pero puede cambiar esta configuración haciendo clic derecho sobre el elemento y en el menú Edición.

Escanear un documento

Puede cargar en el sistema un escaneo desde un escáner conectado a la computadora haciendo clic en el icono Escanear un documento.

Webstart

La función de escaneo se implementa como una Aplicación Java y si su PC ejecuta Windows, tiene que instalar el LogicalDOC Webstart

Ahora, dependiendo de la configuración de su sistema, podria ser necesario descargar un archivo .jar y ejecutarlo(sería suficiente hacer doble clic en él) o este proceso podria ser automatizado por LogicalDOC Webstart.

Al final se inicia la aplicación y podes ver su ventana.

Aquí realizar las siguientes acciones:

  • haga clic en el botón nuevo escaneo (icono de página blanca)
  • elegir, a través del menú desplegable, una de las opciones:
    • eliminar los escaneos anteriores, y considerar sólo los siguientes
    • añadir el siguiente escaneo a los realizados anteriormente (recomendable si el usuario desea crear un único documento que consta de varios escaneos)
  • haga clic en OK
  • el sistema muestra la lista de los escáneres conectados al equipo, así que usted puede elegir uno y haga clic en Seleccionar
  • ahora el software del escáner comienza y la imagen se carga en la ventana de LogicalDOC
  • puedes rotar y, si acaba de añadir más escaneos, puede navegar las imágenes con los botones de flechas correspondientes.
  • si el escaneo es correcto, haga clic en el botón de subida (flecha verde) para enviar el documento al sistema
  • elegir del nombre y formato del documento (PDF, JPG o TIFF).

El documento se crea en la carpeta actual y se puede ver en la lista de documentos.