A veces es necesario tener pruebas de que un colega ha leído completamente un determinado documento, por ejemplo un contrato importante, un proyecto o un diagnóstico médico. Con LogicalDOC puedes invitar a uno o más compañeros a leer un documento y el sistema se encarga de comprobar que esto sucede y avisarte si es necesario. Si tiene el permiso de solicitud de lectura, seleccione un documento y haga clic en el icono Pedido de lectura de la barra de herramientas.
Un cuadro de diálogo le permite elegir los destinatarios a los que enviar la solicitud de lectura del archivo seleccionado.
Puede escribir un mensaje para incluirlo en la notificación enviada a los destinatarios y, opcionalmente, solicitar que se le notifique cuando se haya leído el documento. Los usuarios seleccionados serán notificados sobre su solicitud y podrán ingresar al panel para ver todas las solicitudes de lectura:
Cada fila del panel hace referencia a una solicitud de lectura y en el panel de vista previa puedes leer el documento, en cuanto hayas visualizado todas las páginas aparece el botón Confirmar lectura. Si hace clic en ese botón, la lectura se confirma. Cuando un usuario confirma la lectura de un documento, se notificará al solicitante y este podrá comprobar el estado de todas sus solicitudes de lectura en el panel de control:
Añadir nuevos documentos
En LogicalDOC un usuario puede cargar documentos de diferentes maneras, a continuación se describen las diferentes opciones. Es importante saber que el usuario debe seleccionar una carpeta con permisos de escritura para poder crear nuevos documentos.
Número máximo de documentos por carpeta
No coloque una gran cantidad de documentos en la misma carpeta(más de 10,000), ya que esto generará ineficiencias y dificultará la navegación. La mejor práctica es distribuir los documentos entre diferentes carpetas. Para aplicar esta práctica recomendada, se proporciona un parámetro configurable en Administración > Ajustes > Parámetros > maxdocsperfolder
Carga estándar
Haga clic en el icono Añadir documentos de la tool bar.
A continuación, una ventanilla de carga se mostrará y aquí, seleccione uno o más archivos de su PC que desea colocar en la carpeta actual. Dependiendo de la configuración de su LogicalDOC sus archivos pueden ser revisados por el antivirus y puede no permitir subir algunas extensiones o archivos de gran tamaño.
Utilice la opción 'Indexación inmediata' si desea que LogicalDOC indexar inmediatamente sus nuevos documentos(normalmente documentos están indexados en segundo plano).
Si desea cargar una estructura de carpetas, puede cargar un archivo .zip y marque la opción 'Importar documentos desde ZIP', pero en este caso la importación será ejecutada en un proceso separado y la conclusión del proceso de importación será notificada a usted con un mensaje del sistema. Una vez completada la carga, haga clic en Enviar y un segundo cuadro de diálogo le permitirá poner los metadatos que se aplicaran a los nuevos documentos.
Tamaño máximo para upload
Por defecto no se puede cargar archivos más grandes que 100 MB. Esta configuración se puede cambiar en Administración > Ajustes > Preferencias del GUI > Max tamaño para upload
Drop Spot
LogicalDOC soporta una función denominada Drop Spot que le permite arrastrar y soltar archivos y carpetas directamente desde su escritorio en el repositorio de documentos. Para activarlo, simplemente haga clic en el icono 'Drop Spot' en la tool bar de los documentos
Ahora puede arrastrar y soltar sus archivos y carpetas en el cuadrado y luego hacer clic en Cargar para iniciar todas las transferencias. Una vez que haya terminado, simplemente cierre la ventana emergente del Drop Spot.
Notificar los Usuarios
A veces, desea que se notifique a un conjunto de usuarios sobre la nueva carga, para hacerlo, simplemente ingrese a la pestaña Notificar usuarios del cuadro de diálogo de carga y elija qué usuarios deben ser notificados.
Opcionalmente, puede proporcionar su propio mensaje que completará los detalles enviados a los usuarios.
Publicación
Se puede definir el estado de publicación de cada documento accediendo a la sección Publicación. Para ser capaz de manejar los ajustes de publicación, tiene que pertenecer al grupo admin o publisher.
Dentro del panel Publicación tiene los siguientes ajustes:
Publicado: Utilice este selector si desea anular la publicación del documento, independientemente de lo que se especifica en las fechas de publicación
Empezar a publicar: Este campo es obligatorio y especifica la fecha en que el documento empeza a encontrarse disponible
Dejar de publicar: Esta es una fecha opcional, después de que el documento no será más disponible
Un documento se encuentra disponible para los usuarios normales sólo si se publica y si la fecha actual coincide con el período de publicación.
Los usuarios de los grupos admin y publisher serán siempre capaces de ver documentos no publicados y cambiar los ajustes de publicación.
Anotaciones en un documento
Puede añadir notas en los documentos a través de la ficha Notas. Las notas permiten a los usuarios de discutir sobre el documento y su evolución.
Todos los usuarios con permiso de lectura pueden ver las notas añadidas en un documento.
Puede agregar una nota nueva haciendo clic en el botón Agregar Nota. Deje sus comentarios en el editor y confirme con Guardar.
Editar o eliminar una nota
Puede editar o eliminar una nota que ha añadido antes simplemente haciendo clic derecho sobre élla y seleccionando Editar o Eliminar.
Anotaciones de los Contenidos
Las anotaciones son post-it o comentarios que se colocan sobre el contenido de los documentos. Puede anotar documentos tan pronto como pueda acceder a ellos, es decir, cuando tenga al menos el permiso de lectura.
Para abrir el editor, haga clic en Anotaciones, aquí puede navegar por las páginas y agregar diferentes anotaciones.
En la barra de herramientas encontrará los botones para agregar anotaciones de diferentes formas: cuadrados, círculos, flechas y más.
Haga clic con el botón derecho en una anotación para abrir el editor que le permite cambiar el texto y la apariencia.
Recuerde hacer clic en el botón Guardar para que todas sus anotaciones sean persistentes.
Advertencia
Debido a diferentes aspectos tecnológicos, incluyendo las limitaciones del HTML y la precisión con la que se guardan los números en la base de datos, una vez guardadas las anotaciones, pueden mostrarse de forma inexacta.
Alertas sobre los eventos del documento
Las alertas son mensajes de correo electrónico enviados automáticamente a los usuarios cuando se produce un evento en un documento. Los usuarios pueden seguir la actividad de un documento, lo que significa que van a recibir una alerta cuando se produce un evento en el documento mismo.
Suscribirse a las alertas
Puede suscribirse a uno o más documentos seleccionándolos y haciendo clic en el icono Suscribir.
En la siguiente ventana de diálogo se puede elegir ser notificado sobre cualquier evento o sólo una selección de ellos.
Aquí puede seleccionar los eventos de su interés y confirmar la suscripción.
Gestión de sus suscripciones
Para administrar sus suscripciones, haga clic en el menú Account > Suscripciones
Puede ver la lista de los elementos que estás siguiendo, así que para no siguir más uno de ellos haga clic derecho sobre él y seleccione Eliminar.
Suscribir a otros usuarios
Si usted tiene el permiso Suscripción en la carpeta actual, puede abrir la ficha Suscripciones en los detalles del panel del documento y suscribir usuarios y grupos.
Utilice el control Añadir Grupo o Añadir usuario para suscribir los usuarios deseados, al agregar una nueva suscripción se configura para recibir alertas de un conjunto predeterminado de eventos, pero puede cambiar esta configuración haciendo clic derecho sobre el elemento y en el menú Edición.
