Working with Documents - LogicalDOC Documentation

Enviar un documento por correo electrónico

Para enviar un documento como un archivo adjunto de correo electrónico a una o varias personas, primero debe seleccionar un documento. Luego en el menú contextual seleccione la opción Envíe por correo electrónico, se mostrará un compositor de correo que permite insertar a los destinatarios que recibirán el mensaje.

Estos son los campos que puede rellenar:

Destinatarios: lista de direcciones de correo electrónico que recibirá el documento (el destinatario no tiene que ser un usuario del sistema)
De: una de las direcciones de su remitente como se especifica en su perfil
Asunto: pequeña descripción del contenido, por defecto introduce el título del documento
Plantilla: Opcionalmente, seleccionar una de las plantillas disponibles
Mensaje: cuerpo del mesaje

Clicar Enviar para enviar el correo electrónico compilado con el documento como archivo adjunto.
Como opción se puede seleccionar Enviar como boleto de Descarga. Si elige esta modalidad, en lugar de enviar el documento como archivo adjunto, el documento en sí no se anexa, pero un enlace de descarga se anexa al cuerpo del mensaje. El enlace para la descarga tiene un tiempo de caducidad, este viene configurado por el administrador; si el receptor hace clic en el enlace, se descargará el documento directamente desde el repositorio.

En el asunto y en el cuerpo se puede utilizar la Automatización para componer dinámicamente el contenido.

Diccionario disponible para la Automatización en este contexto.


CONTEXTO DE AUTOMATIZACIÓN: ENVIAR CORREO
Variable	Clase Java	Descripción
sender	User	el usuario que envía el mensaje de correo electrónico
document	Document	primer documento adjunto
documents	Document	colección de documentos adjuntos

Lea el manual de la Automatización para más información.

Gestión de los contactos

En LogicalDOC usted puede manejar su propia agenda de direcciones de contactos ingresando en el menú Cuenta > Contactos.

Aquí puede importar y exportar contactos en formato CSV o crear/modificar/borrar los contactos directamente a través de la interfaz web. Estos contactos estarán disponibles durante la composición de los mensajes.

Configurar la conexión SMTP

Para que LogicalDOC sea capaz de enviar mensajes de correo electrónico, debe configurar la conexión a un servidor SMTP en la administración

Agregar marcador

Añadir carpetas a marcadores es una operación común que permite acceder rápidamente a las carpetas más importantes. Para añadir nuevos marcadores, seleccione la carpeta deseada y haga clic en el menú contextual [Añadir marcador].

Una vez creado el marcador puedes comprobar que aparece en la sección general [Marcadores] en el panel de acordeón del lado izquierdo. Aquí puedes ver la lista completa de tus marcadores, al hacer clic en un marcador serás redirigido a la carpeta referenciada, o puedes utilizar un menú contextual para editar y eliminar marcadores existentes.

Convertir a diferentes formatos

Gracias a un sistema de conversores configurable, puede convertir un documento a otro formato diferente.
Para convertir un documento, sólo tiene que seleccionarlo y hacer clic en el icono Convertir de la barra de herramientas.

A continuación, en la ventana emergente puede seleccionar uno de los formatos de salida disponibles y si desea descargar el archivo convertido o guardarlo dentro de LogicalDOC en la carpeta actual.

Atención

La función de conversión puede no funcionar si el convertidor expecifico no está configurado correctamente y/o no está licenciado.

Exportar como PDF

El icono Exportar como PDF de la barra de herramientas es un acceso directo para descargar la conversión PDF del documento seleccionado.

Si su selección consta de varios documentos, todos ellos se combinarán en un solo archivo PDF.

Comparar documentos y versiones

Gracias a un sistema de comparación configurable, puede comparar dos documentos del mismo formato.
Para comparar dos documentos, simplemente selecciónelos, luego haga clic derecho y en el menú contextual elija Más > Comparar.

Comparar diferentes versiones

Puedes comparar dos versiones diferentes del mismo documento. En la pestaña Versiones, simplemente seleccione dos versiones y en el menú contextual elija Comparar metadatos.

La ventana emergente muestra las diferencias en las propiedades:

Ahora haga clic en Comparar contenido para ver la comparación entre los dos archivos.

Ver también: Comparadores

Dividir un PDF y Unir

Dividir

En algún momento carga un PDF grande y necesita dividirlo en un segmento diferente, puede hacerlo utilizando un conjunto de políticas.

Para dividir un archivo, selecciónelo, luego haga clic derecho y en el menú contextual elija Más > Dividir.

Aquí puede elegir entre esta lista de políticas de división:

Política	Descripción
todas las páginas	cada página del archivo original se guardará en un nuevo PDF
selección de páginas	Usted especifica una selección de páginas separadas por comas. En el campo Expresión, especifique los rangos de página. P. ej. 1,2-5 genera un nuevo PDF que contiene solo la primera página y otro PDF que contiene las páginas 2,3,4 y 5
página en blanco como separador	las páginas en blanco se interpretan como separadores y cada segmento se guardará en un nuevo PDF
código de barras como separador	Las páginas que contienen un código de barras se interpretan como separadores y cada segmento se guardará en un nuevo PDF. En el campo Expresión, puede definir una expresión regular para que coincida con el código de barras. P.ej. SEPARADOR significa que el valor del código de barras debe tener el valor 'SEPARADOR'
texto como separador	Las páginas que contienen un texto dado se interpretan como separadores y cada segmento se guardará en un nuevo PDF. En el campo Expresión tiene que definir el texto para usar como separador

Haga clic en Dividir para comenzar el proceso. El archivo original no se modifica y los segmentos se almacenan como documentos adicionales en la carpeta actual. Necesita el permiso de Escritura en la carpeta actual para usar esta función.

Unir

En lugar de dividir un documento en varios segmentos, puede que necesite fusionar diferentes PDF en uno solo. Para ello, haga clic derecho en una selección de archivos y seleccione Más > Unir. Se le pedirá que indique el nombre del nuevo archivo que se guardará en la carpeta actual.

Los archivos seleccionados se añaden en el mismo orden en que aparecen en la selección en un único PDF resultante.