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Editar el contenido del documento

LogicalDOC gestiona las modificaciones de los contenidos a través de ciclos de check-out/check-in, y es posible solamente si tiene el permiso de escritura en la carpeta donde está almacenado el documento. La operación de check-out bloquea el documento para que otros usuarios no puedan alterarlo mientras lo está modificando, al final confirmará sus modificaciones mediante el check-in del nuevo contenido. El check-in también desbloquea el documento, por lo que otros usuarios podrán volver a editarlo. Cada vez que modificas el contenido, se crea automáticamente una nueva versión. Todas las versiones anteriores se pueden acceder en la ficha Versiones y quedan disponibles para su descarga, vista previa y comparación.

A continuación, les describimos un conjunto de posibles formas de editar el contenido del documento.

Check-out estándar

Haga clic en el documento que desea editar y seleccione el elemento Revisar.

Ahora el documento está bloqueado y un icono aparece para indicar este estado. Una vez que el documento queda en checl-out, sólo usted puede modificar el documento, mientras que los otros usuarios pueden acceder a el solamente en lectura. Entonces puede descargar el archivo en su ordenador y editarlo localmente. Una vez que haya realizado todas las modificaciones, haga clic de buelta en el documento y seleccionar Actualizar documento.

Una ventana de diálogo aparece a guiarle en subir el nuevo archivo. Utilice la opción "Versión principal" para marcar esta actualización como una versión principal(esto aumentará el número de versión principal, por ejemplo: 1.0 -> 2.0).

Check-out Múltiple

Puede editar más documentos juntos y automatizar las operaciones de check-out/check-in al seleccionar los documentos deseados y hacer clic en el icono Checkout múltiple de la barra de herramientas.

Webstart

La función de Check-out Multiple se implementa como una Aplicación Java y si su PC ejecuta Windows, tiene que instalar elLogicalDOC Webstart

Ahora, dependiendo de la configuración de su sistema, podria ser necesario descargar un archivo .jar y ejecutarlo(sería suficiente hacer doble clic en él) o este proceso podria ser automatizado por LogicalDOC Webstart.

Al final se inicia la aplicación y podes ver su ventana.

Todos los documentos vienen bloqueados y una ventana le mostrará la lista de los archivos que se estan editando. Para modificar uno es suficiente hacer doble clic en él y el archivo se abrirá en su editor local. Puede editar varias veces uno o más archivos y LogicalDOC detectará automáticamente si un elemento se ha modificado localmente.

Permitir sid en la request

Para mostrar correctamente la ventana emergente, debe activar el parámetro "Permitir sid en la request" en Administración > Seguridad > Seguridad

bulk checkout
 

Para confirmar las modificaciones de un documento, haga clik sobre el en la ventana del Check-out multiple y seleccione Actualizar documento. Para terminar esta sesión de edición, cierre la ventana del Check-out multiple y todos los documentos seleccionados seran desbloqueados.

Otras opciones

También puede editar sus documentos con:

Trabajar con los Documentos

Puede trabajar con los documentos accediendo a la pantalla Documentos. Aquí haga clic en una carpeta en el Navegador y en el lado derecho un listado le mostrará todos los documentos contenidos.

El listado de documentos permite la selección de varios elementos y un menú contextual mostrará todas las operaciones permitidas en la selección.

Si hace clic en un solo documento, aparecerá un conjunto de paneles de abajo muestreando todos los metadatos.

Por defecto se muestran de forma predeterminada un máximo de 100 registros, se puede cambiar este parámetro mediante el botón Mostrar de la barra de herramientas. Para cada registro existe un conjunto de iconos que  muestra el estado del documento, informándonos si está indexado, comprobado, firmado y así sucesivamente.

Esta es la lista de los iconos de estado más importantes:

Documento indexado y búsqueda de texto por contenido habilitada
El documento es inmutable y no se puede modificar
El Documento está bloqueado. Solo el propietario o un administrador pueden desbloquearlo
Documento en revisión (caja). Solo el propietario puede actualizarlo y comprobarlo
Documento firmado. Al hacer clic en el icono, descarga la copia con la firma
Documento protegido por una contraseña
El documento tiene un marcador
El documento contiene un sello. Al hacer clic en el icono, descarga la copia con el sello
Documento 'embedado' y listo para la búsqueda semántica

 

 

 

Marcadores

Poner un Marcador a los documentos es una operación común que nos permite acceder rápidamente a los documentos más importantes. Para añadir nuevos marcadores debemos seleccionar los documentos que deseemos y hacer clic sobre Añadir Marcador en el menú contextual.

Una vez que el marcador se ha creado, puede comprobar que aparece en la sección Marcadores en el panel del lado izquierdo. Aquí podemos ver la lista completa de sus marcadores, haciendo clic en un marcador, va a ser redirigido al documento de referencia, o puede utilizar el menú contextual para editar y eliminar los marcadores existentes.

Bloqueo y Protección por Contraseña

Bloqueo y Desbloqueo

Si desea proteger el documento para que ningún otro usuario pueda realizar cambios en él, puede usar la función Bloquear desde el menú contextual. Esto significa que hasta que se desbloquee, ningún otro usuario podrá modificarlo. Cuando está bloqueado, el icono de candado aparecerá al lado del nombre del documento seleccionado.

Si desea desbloquear un documento previamente bloqueado, sólo tiene que seleccionar la función Desbloquear  desde el menú contextual.

Sólo el usuario que haya bloqueado el documento o los administradores podrán desbloquear un documento.

Protección por Contraseña

Si deseas proteger el documento con una contraseña para que sólo los usuarios que conozcan la contraseña puedan acceder a él, utilice el elemento Establecer contraseña en el menú contextual. Esta opción sólo está disponible si tiene permiso de Contraseña.

En el cuadro de diálogo introduzca su contraseña y pulse Aceptar. Una vez protegido, aparece un icono de clave.

Ahora, cuando un usuario selecciona este archivo, tiene que proporcionar la contraseña para acceder a él. Sólo el administrador puede eliminar la protección seleccionando el archivo y eligiendo la opción Eliminar contraseña.

Información

El Bloqueo sólo impide que los usuarios modifiquen el contenido, pero siguen pudiendo acceder a él. Por el contrario, la Protección por Contraseña prohíbe el acceso en absoluto, si no tiene la contraseña.

 

Descargar documentos

Para descargar un documento o convertirlo en formato PDF, debe tener el permiso de descarga.

Descarga

Si desea guardar un documento en el equipo local sin hacer ningún cambio, puede hacer clic derecho sobre un documento y seleccione la voz Descargar. Recuerde que una vez que tenga el archivo en el escritorio, él es una mera copia del contenido original almacenado en LogicalDOC y entonces sus modificaciones no se replicarán en el sistema.

También puede descargar un conjunto de documentos en un solo archivo zip. Solamente tiene que seleccionar algunos documentos, hacer clic derecho sobre ellos y seleccionar Descargar.

Boleto de Descarga

El Boleto de Descarga es un enlace especial generado por LogicalDOC y se puede distribuir libremente para dar acceso a un documento específico a las personas no registradas en el sistema. El boleto de descarga puede tener una fecha de caducidad y si alguien hace clic en este enlace, el documento se puede descargar directamente desde el repositorio.  Encuentre más en la página del manual dedicada.