Poner un Marcador a los documentos es una operación común que nos permite acceder rápidamente a los documentos más importantes. Para añadir nuevos marcadores debemos seleccionar los documentos que deseemos y hacer clic sobre Añadir Marcador en el menú contextual.

Una vez que el marcador se ha creado, puede comprobar que aparece en la sección Marcadores en el panel del lado izquierdo. Aquí podemos ver la lista completa de sus marcadores, haciendo clic en un marcador, va a ser redirigido al documento de referencia, o puede utilizar el menú contextual para editar y eliminar los marcadores existentes.

Bloqueo y Desbloqueo

Si desea proteger el documento para que ningún otro usuario pueda realizar cambios en él, puede usar la función Bloquear desde el menú contextual. Esto significa que hasta que se desbloquee, ningún otro usuario podrá modificarlo. Cuando está bloqueado, el icono de candado aparecerá al lado del nombre del documento seleccionado.

Si desea desbloquear un documento previamente bloqueado, sólo tiene que seleccionar la función Desbloquear  desde el menú contextual.

Sólo el usuario que haya bloqueado el documento o los administradores podrán desbloquear un documento.

Protección por Contraseña

Si deseas proteger el documento con una contraseña para que sólo los usuarios que conozcan la contraseña puedan acceder a él, utilice el elemento Establecer contraseña en el menú contextual. Esta opción sólo está disponible si tiene permiso de Contraseña.

En el cuadro de diálogo introduzca su contraseña y pulse Aceptar. Una vez protegido, aparece un icono de clave.

Ahora, cuando un usuario selecciona este archivo, tiene que proporcionar la contraseña para acceder a él. Sólo el administrador puede eliminar la protección seleccionando el archivo y eligiendo la opc

Para descargar un documento o convertirlo en formato PDF, debe tener el permiso de descarga.

Descarga

Si desea guardar un documento en el equipo local sin hacer ningún cambio, puede hacer clic derecho sobre un documento y seleccione la voz Descargar. Recuerde que una vez que tenga el archivo en el escritorio, él es una mera copia del contenido original almacenado en LogicalDOC y entonces sus modificaciones no se replicarán en el sistema.

También puede descargar un conjunto de documentos en un solo archivo zip. Solamente tiene que seleccionar algunos documentos, hacer clic derecho sobre ellos y seleccionar Descargar.

Boleto de Descarga

El Boleto de Descarga es un enlace especial generado por LogicalDOC y se puede distribuir libremente para dar acceso a un documento específico a las personas no registradas en el sistema. El boleto de descarga puede tener una fecha de caducidad y si alguien hace clic en este enlace, el documento se puede descargar directamente desde el repositorio.  Encuentre más en la página del manual dedicada.

Para enviar un documento como un archivo adjunto de correo electrónico a una o varias personas, primero debe seleccionar un documento. Luego en el menú contextual seleccione la opción Envíe por correo electrónico, se mostrará un compositor de correo que permite insertar a los destinatarios que recibirán el mensaje.

Estos son los campos que puede rellenar:

• Destinatarios: lista de direcciones de correo electrónico que recibirá el documento (el destinatario no tiene que ser un usuario del sistema)
• De: una de las direcciones de su remitente como se especifica en su perfil
• Asunto: pequeña descripción del contenido, por defecto introduce el título del documento
• Plantilla: Opcionalmente, seleccionar una de las plantillas disponibles
• Mensaje: cuerpo del mesaje

Clicar Enviar para enviar el correo electrónico compilado con el documento como archivo adjunto.
Como opción se puede seleccionar Enviar como boleto de Descarga. Si elige esta modalidad, en lugar de enviar el documento como archivo adjunto, el documento en sí no se anexa, pero un enlace de descarga se anexa al cuerpo del mensaje. El enlace para la descarga tiene un tiempo de caducidad, este viene configurado por el administrador; si el receptor hace clic en el enlace, se descargará el documento directamente desde el repositorio.

En el asunto y en el cuerpo se puede utilizar la Automatización para componer dinámicamente el contenido.

Gestión de los contactos

En LogicalDOC usted puede manejar su propia agenda de direcciones de contactos ingresando en el menú Cuenta > Contactos.

Aquí puede importar y exportar contactos en formato CSV o crear/modificar/borrar los contactos directamente a través de la interfaz web. Estos contactos estarán disponibles durante la composición de los mensajes.