Import Export - LogicalDOC Documentation

Carpetas de Importación

Esta característica le permite alimentar LogicalDOC con archivos almacenados en un conjunto de fuentes locales y / o remotas. Un escenario típico es cuando desea presentar LogicalDOC en sus instalaciones y ya tiene sus archivos corporativos almacenados en carpetas compartidas a través de la red. Una vez configurado, la Carpeta de importación puede mantener sincronizados los cambios que ocurren en la fuente externa con el repositorio de documentos.

Se puede hacer clic en la lista de Carpetas de Importación y desde el menú contextual puede realizar las siguientes acciones:

Activar / Desactivar / Eliminar una carpeta específica
Testar de conexión para verificar la disponibilidad de la ruta externa
Limpiar el caché para volver a importar todos los documentos dentro de la carpeta seleccionada

Haga clic en Agregar nueva Carpeta de Importación para crear una nueva carpeta y configurarla en el panel Propiedades.

Puede tener carpetas de importación de diferentes tipos y, dependiendo del tipo, debe proporcionar diferentes parámetros de configuración. Cuando se procesa la carpeta de importación, ella replica el mismo árbol que se inicia desde la Ruta de la ubicación de origen a la carpeta Destino de LogicalDOC especificada en la configuración. El parámetro Lote indica el número máximo de elementos inspeccionados en cada ejecución.

El contenido de la pestaña Propiedades ext. es común para todos los tipos.

Profundidad: nivel máximo de profundidad en la navegación del árbol de carpetas
Plantilla: la plantilla de todos los documentos importados
Etiquetas: etiquetas aplicadas a todos los documentos importados
En la actualización: elija si desea importar modificaciones hechas en los archivos originales como nuevas versiones de los mismos documentos o como documentos nuevos
Eliminar archivo después de la importación: cada archivo importado con éxito se elimina de la ubicación original. Le recomendamos encarecidamente que no marque esta opción

Historial

Si habilita el historial, todos los eventos que ocurren durante el proceso de importación se registran y están disponibles en la pestaña Historial.

Programación

Lo que haces en la sección Carpetas de Importación de la Administración es la configuración de los lugares donde tienes datos externos para sincronizar con LogicalDOC. El procesamiento de las carpetas de importación activadas se realiza en segundo plano gracias a la tarea denominada Carpetas de Importación que puede administrar en Administración > Sistema> Tareas Programadas

Metadatos

Si coloca un archivo especial llamado index.xml en la raíz de la fuente externa, LogicalDOC lo procesará para cargar los metadatos(tanto estándar como personalizados) al importar los archivos. La estructura de index.xml está documentada en el esquema xml impex.xsd. Dentro de index.xml hace referencia a los archivos que deben importarse y también define todos sus metadatos.

En caso de que no pueda proporcionar dicho archivo index.xml, puede colocar alternativamente la misma información en un archivo index.csv tradicional, donde cada fila representa un documento a importar y cada columna un metadato específico.

Puede descargar un ejemplo completo de Carpeta de Importación con archivo de índice.

Diccionario disponible para la Automatización en este contexto.


CONTEXTO DE AUTOMATIZACIÓN: CARPETAS IMPORTACIÓN
Variable	Clase Java	Descripción
importFolder	ImportFolder	La carpeta de importación que se está procesando
document	Document	el documento que se almacenará (automatización antes) o que ya estaba almacenado (automatización despues)
path	String	la ruta original del documento que se almacenará (automatización antes) o que ya estaba almacenado (automatización despues)
event	DocumentHistory	el evento de importación del documento que se almacenará (automatización antes) o que ya se almacenó (automatización despues)
imports	DocumentHistory	lista de eventos de importación que ocurrieron al procesar la carpeta de importación actual
errors	ImportFolderHistory	list of error events happened processing the current import folder

Lea el manual de la Automatización para más información.

Sindicación

La Sindicación es el proceso de alimentar un sistema remoto con contenidos almacenados en su instalación local de LogicalDOC.

Un escenario típico es cuando desea implementar una nube híbrida donde parte del sistema de administración de documentos debe publicarse para una audiencia externa. En este contexto, puede configurar el sistema local para enviar partes del DMS interno a una segunda instalación alojada fuera de sus oficinas (en la infraestructura de LogicalDOC Cloud o en cualquier otro lugar).

Una vez configurada, la distribución puede mantener sincronizados los cambios que ocurren localmente con el repositorio remoto.

Se puede hacer clic en la lista de Sindicaciones y, desde el menú contextual, puede realizar las siguientes acciones:

Habilitar / Deshabilitar / Eliminar una sindicación específica
Probar la conexión para verificar la disponibilidad del sistema remoto
Limpiar el caché para eliminar toda la información sobre sincronizaciones pasadas

Haga clic en Añadir nueva sindicación para crear un nuevo registro y configurarlo en consecuencia en el panel Propiedades.

Puede tener sindicación que apunta a diferentes sistemas remotos y / o que supervisa diferentes carpetas locales. Cuando se procesa la sindicación, se replica el mismo árbol que comienza desde la Carpeta de origen a la Ruta de destino de la instalación remota de LogicalDOC.

URL remota: la URL de la instalación remota de LogicalDOC
Nombre usuario y contraseña: las credenciales que se deben utilizar al conectarse al sistema remoto
Carpeta de origen: la carpeta local a monitorear
Ruta de destino: la ruta al sistema remoto que recibirá los contenidos
Incluir y excluir: patrones separados por comas para incluir o excluir nombres de archivos del proceso de sincronización
Tamaño máximo del paquete: Tamaño máximo de un fragmento enviado al sistema remoto
Lote: cuántos documentos se deben enviar en cada ejecución
Primera fecha: los documentos anteriores a esta fecha se omitirán

Programación

Lo que hace en la sección Sindicación de la Administración es la configuración de las diferentes sindicaciones. Pero el procesamiento de las sindicaciones habilitadas se realiza en segundo plano gracias a la tarea denominada Sindicación que puede administrar en Administración > Sistema> Tareas programadas

What you do in the Syndication section of the Administration is the configuration of the different syndications. But the processing of the enabled syndications happens in background thanks to the task named Syndication you can manage in Administration > System > Scheduled Tasks

Importar y Exportar

En la sección [Importar y Exportar] de Administración, puede configurar la importación desde carpetas locales y remotas, la importación desde cuentas de correo electrónico, la creación e importación de archivos. También encontrará conversores de formatos y la función de syndication .

Conectar el servidor de correo de Microsoft 365

Cuando se conecta al servidor de correo de Microsoft 365, es obligatorio utilizar el esquema de autenticación OAuth v2.0 a través de SMTP. LogicalDOC utiliza el client flow para obtener el token OAuth.

Registrar LogicalDOC como aplicación en el Portal de Azure

Abra su Portal de Azure, aquí en la sección Services, abra el App registrations. Haga clic en New registration e ingrese LogicalDOC como nombre de la nueva aplicación.

Ahora que la aplicación se ha registrado, ingrese el API permissions para proporcionar los siguientes permisos:

Microsoft Graph
----------------------------------
Mail.Read
Mail.ReadBasic
Mail.ReadBasic.All
Mail.ReadWrite
Mail.Send
SMTP.Send
User.Read

Office 365 Exchange Online
----------------------------------
full_access_as_App
IMAP.AccessAsApp
Mail.Read
Mail.Send
Mail.Send.All
SMTP.SendAsApp

Conceder consentimiento de administrador

Asegúrese de otorgar el consentimiento del administrador para todos los permisos de la aplicación.

Crear la entidad de servicio en Exchange Online

Una vez que se haya otorgado el consentimiento, el administrador debe registrar la entidad de servicio de su aplicación en Exchange mediante Power Shell.

Abra Power Shell e instale el módulo ExchangeOnlineManagement con estos comandos:

Install-Module -Name AzureAD -SkipPublisherCheck
Import-Module AzureAD
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -SkipPublisherCheck
Import-Module ExchangeOnlineManagement

Ahora registre la entidad de servicio en Exchange con estos otros comandos:

Connect-AzureAD
Connect-ExchangeOnline
New-ServicePrincipal -AppId {Application ID} -ObjectId {Object ID}

Asegúrese de reemplazar el {Application ID} y el {Object ID} con esos códigos de Enterprise applications en lugar del object id de App registration.
Para la misma aplicación que registraste en App registration, también se ha creado una aplicación correspondiente en Enterprise applications. Debe pasar la object id desde allí al registrar la entidad de servicio en Exchange:

Obtenga el ID del principal con este comando:

Get-ServicePrincipal | fl

Agregue permisos completos al correo que usa para conectarse con este comando:

Add-MailboxPermission -Identity {your email} -User {principal id} -AccessRights FullAccess

Habilite el SMTP con este comando:

Set-CASMailbox -Identity {your email} -SmtpClientAuthenticationDisabled $false

Generar un client secret

Para permitir que LogicalDOC se conecte a su Microsoft 365, se debe generar client secret; para hacerlo, abra los detalles de su aplicación recién registrada.

Aquí, haga clic en el enlace Client credentials y genere su secret.

Guardar el secret

Asegúrese de guardar el secret en un lugar seguro porque solo está visible ahora y ya no podrá obtenerlo en el futuro desde el Portal de Azure.

Configurar LogicalDOC

Ingrese en Administración > Ajustes > Correo Electrónico Saliente
En el campo Protocolo coloque: SMTP Microsoft 365
Habilite la opción Usar autenticación segura
En el campo Servidor coloque: smtp.office365.com
En el campo Puerto coloque: 587
En Nombre usuario y Email remitente coloque el mismo correo que usa para conectarse
Desactiva la opción Utilizar el correo del usuario como remitente
En ID Client and ID Tenant coloque los valores de los detalles de la aplicación como se ve en el portal de Azure
En el campo Client Secret coloque el secret que previamente guardaste

Guarde y pruebe la conexión.

Utilizar el correo del usuario como remitente

La configuración descrita en esta página hace que LogicalDOC envíe todos los correos electrónicos como el mismo usuario que se conecta a Exchange Online. Si desea que LogicalDOC envíe los correos electrónicos en nombre de los otros usuarios (por ejemplo, cuando un usuario envía un mensaje desde la interfaz), habilite la opción Utilizar el correo del usuario como remitente. También debe asignar el permiso Send As a través de Power Shell como se describe en la documentación de Microsoft.

Conectar un email de Microsoft 365

Cuando se conecta a buzones de correo de Microsoft 365, es obligatorio utilizar el esquema de autenticación OAuth v2.0 a través de IMAP. LogicalDOC utiliza el client flow para obtener el token OAuth.