Versiones

Cada vez que se cambia un documento, se guarda la versión actual y se genera una nueva que se convierte en la versión actual. Puede inspeccionar todas las versiones anteriores en la pestaña Versions.

Promoción de la Versión

En algún momento desea restaurar una versión anterior y convertirla en la versión actual. Para hacerlo, haga clic derecho en la versión que desea promocionar y elija Promover.

Archivar una selección de documentos

Típicamente la función de archivación se utiliza esas veces que desea mantener contenidos viejos o obsoletetos en su sistema pero no quiere que sean accesibles durante las operaciones normales.

En LogicalDOC cuando un documento se archiva continúa existiendo en el sistema, sino que se almacena en un área diferente no más disponible durante la navegación en carpetas o búsquedas, esto optimiza las performances.

Si tiene el permiso de Archivar en la carpeta actual, es suficiente hacer clic derecho sobre una selección de documentos y elija Archivar.

Se le pedirá que introduzca un comentario y luego confirmar. Despues se ven los documentos desaparecer, esto demuestra que fueron correctamente archivados.

Informe de documentos archivados

Los documentos archivados sólo estarán accesibles en un informe dedicado en el panel de administración y pueden ser restaurados en la ubicación original por el administrador del sistema

Extraer campos usando el OCR

LogicalDOC permite la extracción de campos de tus escaneos utilizando códigos de barras o zonas de OCR. El requisito previo es que el documento debe asignarse a una plantilla que defina una lista de atributos extendidos.

Extraer los campos con el OCR zonalR

En la pestaña Captura, abra la lista desplegable Plantilla OCR y seleccione una de las plantillas OCR disponibles para la plantilla del documento y guárdar.

Ahora haga clic en el botón Procesar para comenzar el procesamiento, al final solo abra la pestaña Propiedades Ext. para ver cómo se extrajeron los campos.

Extraer los campos con los códigos de barras

En la pestaña Captura, abra la lista desplegable Plantilla de códigos de barra y seleccione una de las plantillas de código de barra disponibles para la plantilla del documento y guárdar.

Ahora haga clic en el botón Procesar para comenzar el procesamiento, al final solo abra la pestaña Propiedades Ext. para ver cómo se extrajeron los campos.

 

Sellar un Documento

Los sellos sólo son disponibles en la pantalla Documentos para cualquier documento que es un PDF o se puede convertir a PDF. Por ello es necesario contar con la integración del software de tercera parte como se describe en la guía de instalación.

Si usted tiene el permiso de escritura, seleccione un documento y haga clic en el icono del Sello de la barra de herramientas.

 

Una ventanilla de diálogo le permite elegir uno de los sellos que tiene asignados.

Por favor seleccione uno y haga clic en Aplicar, ahora el sello se imprime en el documento y un nuevo icono aparece a la izquierda.

Puede hacer clic en este icono para descargar la conversión PDF con el sello recientemente aplicado.

Posicionamiento visual

Si en el selector de sellos también elige la opción de Posicionamiento visual, se le pedirá que coloque y dimensione el área del sello dentro del documento.

LogicalDOC Data Source

Añadir nuevos documentos

En LogicalDOC un usuario puede cargar documentos de diferentes maneras, a continuación se describen las diferentes opciones. Es importante saber que el usuario debe seleccionar una carpeta con permisos de escritura para poder crear nuevos documentos.

Carga estándar

Haga clic en el icono Añadir documentos  de la tool bar.

A continuación, una ventanilla de carga se mostrará y aquí seleccione uno o más archivos de su PC que desea colocar en la carpeta actual. Dependiendo de la configuración de su LogicalDOC sus archivos pueden ser revisados ​​por el antivirus y puede no permitir subir algunas extensiones o archivos de gran tamaño.

Utilice la opción 'Indexación inmediata' si desea que LogicalDOC indexar inmediatamente sus nuevos documentos(normalmente documentos están indexados en segundo plano).

Si desea cargar una estructura de carpetas, puede cargar un archivo .zip y marque la opción 'Importar documentos desde ZIP', pero en este caso la importación será ejecutada en un proceso separado y la conclusión del proceso de importación será notificada a usted con un mensaje del sistema. Una vez completada la carga, haga clic en Enviar y un segundo cuadro de diálogo le permitirá poner los metadatos que se aplicaran a los nuevos documentos.

Tamaño máximo para upload

Por defecto no se puede cargar archivos más grandes que 100MB. Esta configuración se puede cambiar en Administración->Ajustes->Preferencias del GUI->Max tamaño para upload

Drop Spot

LogicalDOC soporta una función denominada Drop Spot que le permite arrastrar y soltar archivos y carpetas directamente desde su escritorio en el repositorio de documentos. Para activarlo, simplemente haga clic en el icono 'Drop Spot' en la tool bar de los documentos

Drop Spot

Ahora puede arrastrar y soltar sus archivos y carpetas en el cuadrado y luego hacer clic en Cargar para iniciar todas las transferencias. Una vez que haya terminado, simplemente cierre la ventana emergente del Drop Spot.

Notificar los Usuarios

A veces, desea que se notifique a un conjunto de usuarios sobre la nueva carga, para hacerlo, simplemente ingrese a la pestaña Notificar usuarios del cuadro de diálogo de carga y elija qué usuarios deben ser notificados.

Opcionalmente, puede proporcionar su propio mensaje que completará los detalles enviados a los usuarios.