I metadati sono la base per ogni moderno Record Management System e LogicalDOC ti permette di salvare i metadati standard e personalizzati dei tuoi documenti. Per poter modificare i metadati devi avere il permesso di Scrittura.
Proprietà standard
Nell'elenco dei documenti seleziona un elemento e il pannello delle proprietà apparirà sotto mostrando le proprietà standard.
Qui puoi vedere ed editare un insieme di proprietà:
- Titolo: ogni documento ha un titolo
- Lingua: indica la lingua in cui il documento è scritto e questo è importante per l'algoritmo di indicizzazione
- Etichetta: puoi applicare delle etichette in modo da trovare velocemente il documento in futuro. Puou usare le etichette già disponibili nel sistema oppure, sull base delle configurazione, potresti anche vedere una icona Nuova etichetta che ti permette di creare nuove etichette.
- Vota: puoi esprimere un voto sul documento. Un utente può votare una sola volta sullo stesso documento
Si prega di notare l'ID del documento che è un identificatore univoco del documento nel database, questo viene gestito automaticamente da LogicalDOC e non può essere modificato.
Proprietà estese
Nella sezione Proprietà estese puoi trovare ulteriori proprietà associate al documento.
Opzionalmente è possibile applicare una Classe documentale tra un elenco di classi configurate e se si assegna una classe apparirà una serie di attributi personalizzati. Il numero, i nomi e i tipi di questi attributi sono definiti nella configurazione della classe documentale.
Salvare le modifiche
Ogni volta che si cambia qualcosa viene visualizzato un pulsante Salva e si deve cliccare su di esso per confermare tutte le modifiche. In tal caso, una nuova versione minore viene salvato con le tue modifiche.
Modifiche multiple
A volte è necessario modificare una serie di documenti con gli stessi metadati, questo è esattamente ciò per cui la funzione Modifiche multiple è stata progettata. Basta selezionare alcuni documenti e fare clic sull'icona di Modifiche Multiple nella barra degli strumenti.
Una procedura guidata inizierà e si possono definire sia le proprietà standard che quelle estese, che verranno applicate alla selezione corrente.Ricordate che tutti i metadati compilati in questa procedura, sostituiranno il valore attuale in ognuno dei documenti selezionati. Seleziona l'opzione Ignora campi vuoti per non processare i campi che lasci vuoti.