Un workflow è un insieme di attività strutturate e correlate fra loro che producono un servizio o un prodotto che soddisfa le esigenze di un cliente. I workflow sono fondamentali per qualsiasi organizzazione, perchè generano entrate e spesso rappresentano una quota significativa dei costi. Dal punto di vista manageriale, il gestore dei processi aziendali ritiene che i workflow siano risorse strategiche per una organizzazione e che essi debbano essere compresi, gestiti e migliorati per fornire un valore aggiunto ai prodotti e ai servizi venduti ai clienti.

La funzionalità Workflow è uno strumento che opera sul ciclo di vita del documento e che assegna un processo di business ai documenti selezionati dall'utente. L'amministratore crea e aggiunge i flussi di lavoro, sulla base dei processi di business aziendali. Qualsiasi utente del sistema può essere coinvolto in un flusso di lavoro su un documento. Alcuni documenti, come ad esempio l'ordine di acquisto, possono avere worklow complessi che coinvolgono più persone all'interno della vostra organizzazione.

Un workflow è composto da [Attività] e [Transizioni], attraverso le quali un documento deve passare prima che il workflow possa essere considerato terminato.

• Attività: può essere definita come una fase nel ciclo di vita di un documento. Ogni workflow ha un'attività di partenza, che è il lavoro iniziale da svolgere su un qualsiasi documento in un flusso di lavoro
• Transizione: definisce in che modo si muovono i documenti tra le attività del workflow. Le transizioni sono le azioni che portano un documento all'operazione successiva