Spostare

Dalla griglia dei documenti selezionare i documenti che si desidera spostare e quindi selezionare la voce [Taglia] del menu contestuale. Questo metterà la selezione corrente negli appunti.

Ora, nella struttura di cartelle, fate clic destro sulla cartella di destinazione e selezionare la voce [Incolla]. Come potete vedere, i documenti sono stati spostati nella posizione di destinazione. Si noti che non sono più presenti nella cartella di origine.

Cancella

Dalla lista dei documenti selezionare i documenti che si desidera eliminare e quindi scegliere la voce [Elimina] del menu contestuale. Poi è necessario confermare l'operazione.

Dopo che il documento è stato eliminato, comparirà nel tuo cestino personale.

Editare i metadati del documento

I metadati sono la base per ogni moderno Record Management System e LogicalDOC ti permette di salvare i metadati standard e personalizzati dei tuoi documenti. Per poter modificare i metadati devi avere il permesso di  Scrittura.

Proprietà standard

Nell'elenco dei documenti seleziona un elemento e il pannello delle proprietà apparirà sotto mostrando le proprietà standard.

Qui puoi vedere ed editare un insieme di proprietà:

  • Titolo: ogni documento ha un titolo
  • Lingua: indica la lingua in cui il documento è scritto e questo è importante per l'algoritmo di indicizzazione
  • Etichetta: puoi applicare delle etichette in modo da trovare velocemente il documento in futuro. Puou usare le etichette già disponibili nel sistema oppure, sull base delle configurazione, potresti anche vedere una icona Nuova etichetta che ti permette di creare nuove etichette.
  • Vota: puoi esprimere un voto sul documento. Un utente può votare una sola volta sullo stesso documento

Si prega di notare l'ID del documento che è un identificatore univoco del documento nel database, questo viene gestito automaticamente da LogicalDOC e non può essere modificato.

Proprietà estese

Nella sezione Proprietà estese puoi trovare ulteriori proprietà associate al documento.

 

Opzionalmente è possibile applicare una Classe documentale tra un elenco di classi configurate e se si assegna una classe apparirà una serie di attributi personalizzati. Il numero, i nomi e i tipi di questi attributi sono definiti nella configurazione della classe documentale.

Salvare le modifiche

Ogni volta che si cambia qualcosa viene visualizzato un pulsante Salva e si deve cliccare su di esso per confermare tutte le modifiche. In tal caso, una nuova versione minore viene salvato con le tue modifiche.

Modifiche multiple

A volte è necessario modificare una serie di documenti con gli stessi metadati, questo è esattamente ciò per cui la funzione Modifiche multiple è stata progettata. Basta selezionare alcuni documenti e fare clic sull'icona di Modifiche Multiple nella barra degli strumenti.

Una procedura guidata inizierà e si possono definire sia le proprietà standard che quelle estese, che verranno applicate alla selezione corrente.Ricordate che tutti i metadati compilati in questa procedura, sostituiranno il valore attuale in ognuno dei documenti selezionati. Seleziona l'opzione Ignora campi vuoti per non processare i campi che lasci vuoti.

Copiare, Spostare e Cancellare documenti

Copiare e spostare documenti richiede di avere almeno il permesso di Letura destra sul documento originale e quello di Scrittura nella cartella di destinazione. Copia e spostamento sono realizzati utilizzando la clipboard, che si trova nella barra di stato.

Copiare

Nella lista dei documenti selezionare gli elementi che si desidera copiare, quindi fare clic destro su di essi e scegliere la voce Copia del menu contestuale. Questo metterà la selezione corrente negli appunti.

Ora, nell'albero delle cartelle, fare clic destro sulla cartella di destinazione e selezionare la voce Incolla. Come potete vedere, i documenti sono stati copiati nella posizione di destinazione. Si noti che sono completamente nuovi documenti non connessi con quelli originali.

Spostare

Nella lista dei documenti selezionare gli elementi che si desidera spostare, quindi fare clic destro su di essi e scegliere la voce Taglia del menu contestuale. Questo metterà la selezione corrente negli appunti.

Ora, nell'albero delle cartelle, fare clic destro sulla cartella di destinazione e selezionare la voce Incolla. Come potete vedere, i documenti sono stati spostati nella posizione di destinazione.

Cancellare

È necessario disporre dell'autorizzazione Elimina per essere in grado di cancellare i documenti. Nella lista dei documenti selezionare gli elementi che si desidera spostare, quindi fare clic destro su di essi e scegliere la voce Elimina del menu contestuale.

Una volta eliminati, i documenti non stanno più cartella corrente ma li si può trovare nel vostro cestino situato nel lato sinistro dello schermo.

Se si desidera ripristinare un elemento eliminato nella cartella corrente, basta fare clic destro su di esso e selezionare Ripristina.

Editare il contenuto del documento

LogicalDOC gestisce le modifiche dei contenuti attraverso cicli di check-in/check-out, ed è possibile farlo solo se si dispone dell'autorizzazione di scrittura nella cartella in cui è memorizzato il documento. L'operazione di check-out blocca il documento in modo che gli altri utenti non possano modificarlo mentre si sta lavorando su di esso, alla fine potrete confermare le modifiche al contenuto tramite il check-in. Il check-in inoltre sbloccherà anche il documento, in modo che altri utenti saranno di nuovo in grado di modificare il medesimo documento. Ogni volta che viene eseguito il check-in di un contenuto, una nuova versione viene creata automaticamente. Tutte le versioni precedenti sono accessibili nella sezione Versioni e disponibili per il download, anteprima e comparazione.

Qui di seguito si riporta una serie di possibili modi per modificare il contenuto del documento.

Check-out Standard

Clicca col tasto destro sul documento che vuoi editare e seleziona Checkout.

Ora il documento è in check-out e un'icona indica questo stato. Una volta effettuato il check-out, solo tu puoi modificare il documento, mentre gli altri utenti possono accedervi in modalità di sola lettura. È ora possibile scaricare il file nel tuo PC e modificarlo localmente. Dopo aver effettuato  tutte le modifiche, fare clic nuovamente sul documento e scegliere Checkin.

Adesso una finestra di dialogo appare guidandoti nel caricare il nuovo file. Utilizzare l'opzione 'Versione Maggiore' per contrassegnare questo aggiornamento come una versione maggiore(questo aumenterà il numero di versione principale, ad esempio: 1.0 -> 2.0).

Check-out multiplo

È possibile modificare più documenti allo stesso tempo e anche automatizzare le operazioni di check-out/check-in, selezionando i documenti desiderati e cliccando sull'icona Checkout Multiplo della tool bar.

Webstart

La funzione di Check-out multiplo è implementata come Applicazione Java e se il PC esegue Windows, è necessario installare il launcher LogicalDOC Webstart

Ora, a seconda della configurazione del sistema, potrebbe essere necessario scaricare un file .jar ed eseguirlo(sarebbe sufficiente fare doppio clic su di esso nel caso in cui Java sia stato associato a tale estensione) oppure questo processo potrebbe essere automatizzato dal LogicalDOC Webstart.

Alla fine l'app viene lanciata e puoi vedere la sua finestra.

Tutti i documenti sono in check-out e una finestra di dialogo mostra l'elenco dei file che si sta modificando. Per modificarne uno fai doppio clic su di esso e questo verrà aperto nel vostro editor locale. È possibile modificare più volte uno o più file e LogicalDOC rileverà automaticamente se un file è stato modificato localmente.

Per confermare le modifiche di uno specifico documento, fail clic col tasto destro su di esso nella finestra di Check-out Multiplo e selezionare Checkin. Alla fine si può concludere questa sessione di modifica chiudendo la finestra del Check-out Multiplo e tutti i doumenti selezionati verranno sbloccati.

Ulteriori opzioni

Puoi inoltre editare i tuoi documenti con: