Archiviare una selezione di documenti

Tipicamente la funzione di archiviazione viene utilizzata quando si desidera mantenere i contenuti vecchi o obsoleteti nel sistema, ma non si vuole che siano accessibili durante le normali operazioni.

In LogicalDOC quando un documento viene archiviato continua ad esistere nel sistema, ma viene memorizzato in una zona diversa non più disponibile durante la navigazione in cartella o le ricerche, questo ottimizza le prestazioni.

Se hai il permesso di Archivio di nella cartella corrente, basta fare clic destro su una selezione di documenti e di scegliere Archivia.

Ti verrà richiesto di inserire un commento e quindi confermare. Vedrete i documenti sparire, questo dimostra che sono stati archiviati correttamente.

Rapporto documenti archiviati

I documenti archiviati saranno accessibili solo da un rapporto dedicato nel pannello di amministrazione e possono essere ripristinati nella posizione originale dall'amministratore del sistema

Timbrare un Documento

I timbri sono disponibili  solo nella schermata Documenti per qualsiasi documento che sia un PDF o possa essere convertito in PDF. Al fine di timbrare un documento è necessario avere l'integrazione con il software di terze parti come descritto nella guida d'installazione.

Se avete il permesso di scrittura, selezionare un documento e fare clic sull'icona Timbro della barra degli strumenti.

 

Una finestra di dialogo consente di scegliere uno dei timbri assegnati a te.

Selezionare un elemento e cliccare su Applica, ora il timbro è stampato nel documento e una nuova icona compare a sinistra.

È possibile fare clic su questa icona per scaricare la conversione PDF con il timbro recentemente applicato.

Pubblicazione

Puoi definire lo stato di pubblicazione di ogni specifico documento accedendo alla sezione Pubblicazione. Per poter gestire i criteri di pubblicazione devi appartenere al gruppo admin o publisher.

All'interno della sezione Pubblicazione, si trovano le seguenti impostazioni:

  • Pubblicato: Utilizzare questo selettore se si desidera annullare la pubblicazione del documento indipendentemente da quanto specificato nelle date di pubblicazione
  • Inizio pubblicazione: Questo campo è obbligatorio e specifica la data a partire dalla quale il documento è disponibile
  • Fine pubblicazione: Questa è una data facoltativa, dopo che il documento sarà non più disponibile

Un documento è disponibile per gli utenti normali solo se è pubblicato e se la data corrente corrisponde al periodo di pubblicazione.

Gli utenti nei gruppi admin e publisher saranno sempre in grado di vedere i documenti non publicati e potranno modificare i criteri di pubblicazione.

Aggiungere nuovi documenti

In LogicalDOC un utente può caricare i documenti in diversi modi, qui di seguito descriviamo le diverse opzioni. E' importante sapere che l'utente deve selezionare una cartella con permesso di scrittura per essere in grado di creare nuovi documenti al suo interno.

Upload standard

Clicca sul'icona Aggiungi documenti della tool bar.

Poi verrà mostrata una finestra di caricamento e qui occore selezionare uno o più file dal vostro PC che si desidera inserire nella cartella corrente. A seconda della configurazione del vostro LogicalDOC i tuoi file possono essere controllati tramite l'antivirus oppure potrebbero non essere autorizzate alcune estensioni o file di grandi dimensioni.

Utilizzare l'opzione 'Indicizza subito'  se si desidera che LogicalDOC indicizzi immediatamente i nuovi documenti(normalmente i documenti sono indicizzati in background).

Se si desidera caricare una struttura di cartelle, è possibile caricare un file .zip e selezionare l'opzione 'Importa documenti da ZIP', ma in questo caso l'importazione verrà eseguita in un processo separato e sarai notificato della conclusione del processo di importazione con un messaggio di sistema. Una volta che il caricamento è completato, clicca su Invia e una seconda finestra di dialogo ti permetterà di inserire i metadi che verranno applicato ai nuovi documenti.

Massima dimensione di upload

Di default non puoi caricare file più grandi di 100MB. Questa impostazione può essre cambiata in Amministrazione->Impostazioni->Impostazioni interfaccia->Max. dim. upload

Drop Spot

LogicalDOC supporta una funzionalità denominata Drop Spot che permette di trascinare e rilasciare file e cartelle direttamente dal tuo desktop nel documentale.

Per attivare il Drop Spot, è sufficiente fare clic sull'icona nella tool bar dei documenti e apparirà un rettangolo semitrasparente, a partire da questo momento si può iniziare a trascinare i file e le cartelle dal computer sopra l'area del Drop Spot e saranno importati automaticamente i nuovi elementi nella cartella corrente. Ricordati che per essere in grado di importare cartelle, sono necessari i seguenti permessi nella cartella corrente: Scrivi, Importa e Aggiungi Cartella.

Una volta terminato si può chiudere il Drop Spot cliccando sull'angolo rosso in alto a destra.

Accertati di avere Java installato

Il Drop Spot è implementato con in tecnologia Java Web Start quindi assocurati che il tuo PC sia configurato correttamente per l'esecuzione di applicazioni Java.

La prima volta che si intende utilizzare il Drop Spot, dovrai confermare una serie di autorizzazioni di protezione.

Annotazioni nel documento

È possibile aggiungere note sui documenti, tramite la scheda Note. Le note permettono agli utenti di discutere sul documento e la sua evoluzione.

Tutti gli utenti con permessi di lettura possono vedere le note del documento.

È possibile aggiungere una nuova nota facendo clic sul pulsante Aggiungi Nota. Metti il tuo commento nell'editor e conferma con Salva.

Editare o cancellara una nota

È possibile modificare o eliminare una nota che hai aggiunto prima semplicemente cliccando col tasto destro su di esso e scegliere Modifica o Elimina.

Annotazioni sui contenuti

Le annotazioni sono post-it o commenti immessi sul contenuto dei documenti. È possibile annotare i documenti non appena li si può accedere, ad esempio quando si hanno almeno il permesso "Leggi".

Per annotare un documento cliccare su Annotazioni e nella finestra popup andare alla pagina giusta, selezionare un testo e fare clic sul pulsante Aggiungi Annotazione. Scrivi il tuo commento.

Vedrai il testo evidenziato e la nuova nota viene aggiunta a sinistra. Se vi sono molte annotazioni, basta spostare il mouse sul testo evidenziato e la relativa annotazione verrà selezionata.