Archivar una selección de documentos

Típicamente la función de archivación se utiliza esas veces que desea mantener contenidos viejos o obsoletetos en su sistema pero no quiere que sean accesibles durante las operaciones normales.

En LogicalDOC cuando un documento se archiva continúa existiendo en el sistema, sino que se almacena en un área diferente no más disponible durante la navegación en carpetas o búsquedas, esto optimiza las performances.

Si tiene el permiso de Archivar en la carpeta actual, es suficiente hacer clic derecho sobre una selección de documentos y elija Archivar.

Se le pedirá que introduzca un comentario y luego confirmar. Despues se ven los documentos desaparecer, esto demuestra que fueron correctamente archivados.

Informe de documentos archivados

Los documentos archivados sólo estarán accesibles en un informe dedicado en el panel de administración y pueden ser restaurados en la ubicación original por el administrador del sistema

Sellar un Documento

Los sellos sólo son disponibles en la pantalla Documentos para cualquier documento que es un PDF o se puede convertir a PDF. Por ello es necesario contar con la integración del software de tercera parte como se describe en la guía de instalación.

Si usted tiene el permiso de escritura, seleccione un documento y haga clic en el icono del Sello de la barra de herramientas.

 

Una ventanilla de diálogo le permite elegir uno de los sellos que tiene asignados.

Por favor seleccione uno y haga clic en Aplicar, ahora el sello se imprime en el documento y un nuevo icono aparece a la izquierda.

Puede hacer clic en este icono para descargar la conversión PDF con el sello recientemente aplicado.

Publicación

Se puede definir el estado de publicación de cada documento accediendo a la sección Publicación. Para ser capaz de manejar los ajustes de publicación, tiene que pertenecer al grupo admin o publisher.

Dentro del panel Publicación tiene los siguientes ajustes:

  • Publicado:  Utilice este selector si desea anular la publicación del documento, independientemente de lo que se especifica en las fechas de publicación
  • Empezar a publicar: Este campo es obligatorio y especifica la fecha en que el documento empeza a encontrarse disponible
  • Dejar de publicar: Esta es una fecha opcional, después de que el documento no será más disponible

Un documento se encuentra disponible para los usuarios normales sólo si se publica y si la fecha actual coincide con el período de publicación.

Los usuarios de los grupos admin y publisher serán siempre capaces de ver documentos  no publicados y cambiar los ajustes de publicación.

Añadir nuevos documentos

En LogicalDOC un usuario puede cargar documentos de diferentes maneras, a continuación se describen las diferentes opciones. Es importante saber que el usuario debe seleccionar una carpeta con permisos de escritura para poder crear nuevos documentos.

Carga estándar

Haga clic en el icono Añadir documentos  de la tool bar.

A continuación, una ventanilla de carga se mostrará y aquí seleccione uno o más archivos de su PC que desea colocar en la carpeta actual. Dependiendo de la configuración de su LogicalDOC sus archivos pueden ser revisados ​​por el antivirus y puede no permitir subir algunas extensiones o archivos de gran tamaño.

Utilice la opción 'Indexación inmediata' si desea que LogicalDOC indexar inmediatamente sus nuevos documentos(normalmente documentos están indexados en segundo plano).

Si desea cargar una estructura de carpetas, puede cargar un archivo .zip y marque la opción 'Importar documentos desde ZIP', pero en este caso la importación será ejecutada en un proceso separado y la conclusión del proceso de importación será notificada a usted con un mensaje del sistema. Una vez completada la carga, haga clic en Enviar y un segundo cuadro de diálogo le permitirá poner los metadatos que se aplicaran a los nuevos documentos.

Tamaño máximo para upload

Por defecto no se puede cargar archivos más grandes que 100MB. Esta configuración se puede cambiar en Administración->Ajustes->Preferencias del GUI->Max tamaño para upload

Drop Spot

LogicalDOC soporta una función denominada Drop Spot que le permite arrastrar y soltar archivos y carpetas directamente desde su escritorio en el repositorio de documentos.

Para activarlo, simplemente haga clic en el icono 'Drop Spot' en la tool bar de los documentos y aparecerá un rectángulo semitransparente, a partir de este momento se puede empezar por soltar archivos y carpetas desde su ordenador y serán importados automáticamente los nuevos elementos en la carpeta actual. Recuerde que para poder importar las carpetas se necesitan los siguientes permisos en la carpeta actual: Escritura, Importar y Añadir Carpeta.
 
Una vez terminado se puede cerrar el rectangulo haciendo clic en la esquina superior derecha de color rojo.

Asegúrese de tener Java instalado

El Drop Spot es implementado en Java Web Start, así que asegúrese de que su PC esté configurado para la ejecución de aplicaciones Java.

La primera vez que va a usar Drop Spot, tendrá que confirmar un conjunto de permisos de seguridad

Anotaciones en un documento

Puede añadir notas en los documentos a través de la ficha Notas. Las notas permiten a los usuarios de discutir sobre el documento y su evolución.

Todos los usuarios con permiso de lectura pueden ver las notas añadidas en un documento.

Puede agregar una nota nueva haciendo clic en el botón Agregar Nota. Deje sus comentarios en el editor y confirme con Guardar.

Editar o eliminar una nota

Puede editar o eliminar una nota que ha añadido antes simplemente haciendo clic derecho sobre élla y seleccionando Editar o Eliminar.

Anotaciones en el contenido

Las anotaciones son post-its o comentarios colocados en el contenido del documento. Puede anotar los documentos tan pronto como se pueda acceder a ellos, es decir, cuando usted tiene por lo menos el derecho "Leer" .

Para anotar un documento, haga clic en Anotaciones y en la ventana emergente ir a la página deseada, seleccione un texto y haga clic en el botón Añadir Anotación. Escriba su comentario.

Verá el texto resaltado y la nueva nota se añade a la izquierda. Si usted tiene muchas anotaciones sólo mover el mouse sobre el texto resaltado y la anotación relativa será evidenciada.